09 Verwaltung & System
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Definition BenutzerfeldFelder für die Anwendermasken anlegen – mit Datentyp (Währung, Datum, Ja/Nein, Text, Ganzzahl, Dateiverweis, Schlüsselliste), Bezeichnung, Listen-Spaltentitel und Hilfetext.
Anwendermasken-EditorBis zu zwei zusätzliche Eingabemasken pro Mandant mit eigenen Feldern für den AN-Stamm anlegen – Name, Feldtyp, Größe und Position frei wählbar.
Manueller TOOL-AufrufImport-/Export-Tools manuell starten statt per Task-Manager – mit Auswahl der lfd. Nr. und eines vom aktuellen abweichenden Mandanten, zum Beispiel zu Testzwecken.
Tool-LogbuchProtokoll aller Tool-Aufrufe mit Start- und Endezeit – SUPERUSER sehen Details über den Info-Button, Filter mit Strg+T (Tool-ID) und Strg+L (lfd. Nr).
TOOL-ParameterPfade, Mandanten und Optionen pro Import-/Export-Tool festlegen – wird vom Task-Manager pro Tool-ID nach lfd. Nr. abgearbeitet, Tool-Logbuch protokolliert die Aufrufe.
Tools (Dienstplan)Detail-Doku der Import-/Export-Tools: AN-Stamm Sage, hotelkit, Personio, Learningbank, Zeiterfassung, Lohn-Importe und mehr – mit Spezialregeln pro Tool.
Daten löschenDaten löschen gemäß DSGVO (Report 1), nur Dienstplan-Wochen (Report 2) oder nur ausgetretene Arbeitnehmer (Report 3) – Voraussetzung: alle Wochen abgeschlossen.
Definition SeitenfußMandant-spezifische Fußzeilen für Dienstplan- und Einzelnachweis-Drucke definieren – mit eigenem Editor, optionalem Rahmen, linkem Rand und Prozentanteilen pro Fuß-Text.
TextverarbeitungHinweis zur Texteingabe: jede Enter-Bestätigung erzeugt einen Zeilen-Vorschub und kann eine Leerzeile zur Folge haben.
PDF-VerschlüsselungPasswortschutz und Berechtigungen für PDF-Exporte konfigurieren – Steuerung über sieben Schlüssel (kein, System, Mandant, manuell) und optionale AES-Verschlüsselung.
Downzeit ErfassungWartungsfenster für Programm-Updates definieren – Mitarbeiter werden vorab informiert, das Programm wird zum Startzeitpunkt automatisch beendet, Neuanmeldung gesperrt.
Connections beendenBestehende „alte" Filosof-Verbindungen final beenden, wenn Updates wegen offener Connections blockiert werden – F3 alle trennen, F4 einzelne trennen, F5 neu laden.
E-Mail-TextdefinitionE-Mail-Texte für den Versand des Dienstplans als PDF-Anhang anlegen – mit Schlüsselwörtern wie Anrede oder Name, eigenem Betreff, Dateiname und Texteditor (F5).
EU-MitgliedstaatenÜbersicht aller EU-Mitgliedstaaten mit ID-Ländercode und der Anzahl der Stellen der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – von Belgien (BE/10) bis Zypern (CY/9).
FTP-BackupErstellte Backup-Dateien AES-256-verschlüsselt auf den Filosof FTP-Server hochladen – aktuelle Sicherung mit F4, andere Sicherung mit F7 auswählen.
BenutzerBenutzer für Filosof-Produkte anlegen mit Passwort und Mandanten-Einschränkung – Rechte ergeben sich aus den zugeordneten Benutzergruppen, F4 zur Satzkopie.
BenutzergruppenverwaltungBenutzergruppen anlegen mit Mandanten-Freigaben/Sperren und Vorgabe für neue Rechte – die Gruppe SUPERUSER bleibt immer bestehen und ist nicht löschbar.
Zuordnung Benutzer+GruppeBenutzer und Benutzergruppen einander zuordnen oder Zuordnungen löschen – mit F2 hinzufügen, F3 entfernen.
FuserOption
LandAnlage aller im Programm benötigten Länder mit Postkennzeichen, Währung, EU-Zugehörigkeit, Steuer-ID-Stellen und ISO-Codes – für EU-Länder und Auslandszahlungsverkehr Pflicht.
Drucken Protokoll AN-ImportDrucken der protokollierten Stammdatenübertragungen aus der Lohnbuchhaltung – mit Filter auf Zeitraum, Arbeitnehmer und einzelne Felder, Report 4 für Datei-Export.
LogbuchZurückverfolgung von Systemeinträgen und Stammdatenänderungen – Standard-Anzeige der letzten Woche, mit Filter nach Art (Systemeinträge, Satz- oder Feldänderungen).
Drucken LogbuchLogbuch-Einträge selektieren und drucken: System-Login (Report 0) oder Stammdaten-Änderungen (Report 1) – filterbar nach Benutzer, Zeitraum und Suchbegriff.
Änderung Mandant-NrUmschlüsseln eines kompletten Mandanten auf eine neue Mandantennummer – der Ziel-Mandant darf nicht existieren, Aufruf nur aus einem anderen Mandanten möglich.
ShortcutsPlatzhalter-Eintrag für Shortcuts – aktuell ohne Inhalt.
Hotkeys & ShortcutsVier Hotkeys mit Tastenkombinationen für beliebige Menüpunkte festlegen – per Drag-and-Drop in den rechten Fensterbereich und Doppelklick zum Hinterlegen des Shortcuts.
Plan-LogbuchExport von Plan-Änderungen für Soll-/Ist-Wochenplan und Jahresplan – filterbar nach Zeitraum, Benutzer, AN-Nummer und konkretem Tagesdatum.
Rechte AbteilungPro Abteilung und Benutzer festlegen, ob Dienstplan-Daten nur gesichtet oder bearbeitet werden dürfen – mit drei Baumansichten nach Abteilung, Benutzer und Mandant.
Zuordnung Benutzer-AbteilungBenutzer einer Abteilung zuordnen und Rechte vergeben – inklusive Genehmigungsrecht für Urlaubsanträge aus der Mitarbeiter-App, auch für mehrere Personen pro Abteilung.
RechteVergabe von Menü-, Produkt- und Systemrechten pro Benutzergruppe – mit Nur-Leserecht, externem Datenbankzugriff, PDF-Pfad-Anpassung und Historie-Zugriff.
ProduktrechteVergabe von Lohn-Sichtbarkeit, Wochen-Öffnen, Wochenabschlüssen und weiteren produktbezogenen Rechten pro Benutzergruppe im HogaPlaner.
Druck Benutzergruppen/RechteDruck der Benutzergruppen, Menü-/Systemrechte und Mandanten-Zuordnungen über Report 1 bis 3 – inklusive Detailansicht für Benutzer-Mandanten und Auswahl pro Gruppe.
PDF-Pfade/DateienEigene Pfade und Dateinamen für PDF-Exporte hinterlegen – mit Platzhaltern, F4 zum Löschen einzelner Einträge und F6 zum Befüllen leerer Pfade.
Definition SerienbriefWord-Vorlagen für Serien- und Standardbriefe aus dem AN-Stamm registrieren – inklusive automatischer Excel-Datenquelle, relativer Pfade und Aufruf via Strg+F8.
ShortcutsPlatzhalter-Eintrag für Shortcuts – aktuell ohne Inhalt.
StaatenLesezugriff auf die von Filosof gepflegte Staatenliste mit Bezeichnung, Länderkennzeichen, ISO-3166 und EU-Land-Markierung – Grundlage für die Nationalität im AN-Stamm.
Lizenz/SystemLizenzeinträge des HogaPlaners verwalten: Lizenznehmer, Netzplätze, Mandanten, freigeschaltete Module, Schnittstellen, Testdatum und Sprache beim Programmstart.
UpdateDatenbank-Update nach einer neuen Programmversion einspielen: Anmeldung als Update-Benutzer, exklusiver Zugriff, Report 3, Funktionstaste F4 und Programm-Neustart.
Definition UrlaubsantragAnlage und Layout von Anträgen für Urlaub, Sonderurlaub und Guttage – mit eigenem Kopf, Fuß, Grafiken und optionalen Postenzeilen wie Urlaubsstatistik oder Jahresübersicht.
Definition Felder UrlaubsantragÜbersicht aller Platzhalter für Urlaubsanträge: AN-Stammdaten, Antragszeiträume, Urlaubsansprüche und Resturlaub – einsetzbar in Kopf und Fuß des Antrags.
WährungenAnlage und Pflege von Währungen für Erfassungen oder Auswertungen außerhalb der Buchhaltungswährung – mit Kürzel, Nachkommastellen und ISO-Code für den Scheckdruck.
Drucken WährungenDruck aller im Programm angelegten Währungen – mit optionalen Grauzeilen (Blockgröße 1 bis 9) für eine bessere Lesbarkeit der Liste.