Menüanwahl: 8.6.3
Für die Erstellung bzw. Auswahl eines Serienbriefes (oder Standardbriefes) aus dem AN-Stamm ist es notwendig, diesen zuvor zu "registrieren". Bei dieser Definition wird neben der Beschreibung auch der Word- und Excel-Dateiname hinterlegt, so dass bei späterer Auswahl des Serienbriefes (oder Standardbriefes) keine Datei-Auswahl mehr erforderlich ist. Bei Bestätigung des Word-Dateinamen mit "Enter" wird der Excel-Dateiname automatisch vergeben: Die Excel-Datei liegt in dem gleichen Verzeichnis und der Dateiname wird aus dem Word-Dateinamen abgeleitet und um den Text "_Datenquelle" ergänzt. Auch Dateinamen mit relativen Pfadangaben sind hier möglich.
Je nach installierter Microsoft-Office Version können sowohl die Endungen doc/xls als auch docx/xlsx verwendet werden.
Nach der Registrierung des Serienbriefes bzw. Standardbriefes ist es möglich, diesen über den AN-Stamm (1.3) mittels Strg+F8 aufzurufen.
In der Anwendung wird bei dem Aufruf unterschieden, ob das hinterlegte Word-Dokument für einen Arbeitnehmer (Standardbrief) oder für eine Auswahl von Arbeitnehmern (Serienbrief) befüllt werden soll.
Bei einem Standardbrief wird das hinterlegte Word-Dokument geöffnet und die verbundenen Serienbrief-Felder basierend auf dem ausgewählten Arbeitnehmer befüllt, d.h. für einen Standardbrief muss vor Aufruf mit Strg+F8 ein Arbeitnehmer ausgewählt werden. Das Resultat in Word ist also ein (Standard-) Brief an einen Arbeitnehmer. Intern wird die verknüpfte Excel-Datei einzeilig mit Werten des einen ANs gefüllt.
Im Gegensatz zum Standardbrief darf bei einem Serienbrief kein Arbeitnehmer ausgewählt werden, d.h. Strg+F8 wird direkt nach Anwahl des Menüpunktes 1.3 gedrückt. In diesem Fall wird bei dem sich öffnenden Dialog eine "Filter"-Schaltfläche eingeblendet, über die die Auswahl der Arbeitnehmer durchgeführt werden kann, die den Serienbrief erhalten sollen. Nach Bestätigung mit "OK" öffnet sich auch hier Word und der hinterlegte Serienbrief wird mit den Serienbrief-Feldern gemäß der verknüpften Excel-Datei befüllt. Das Resultat hier ist damit das Word-Dokument mit mehreren Briefen für die ausgewählten Arbeitnehmer. Intern wird die verknüpfte Excel-Datei mit Werten aus dem Arbeitnehmer-Stämmen mit mehrere Zeilen gefüllt.
Einschränkungen aufgrund von Rechten:
Hat der angemeldete Benutzer Nur-Lese-Rechte auf den Arbeitnehmer-Stamm, ist die beschriebene Funktionalität (bzw. die Funktionstaste Strg+F8) deaktiviert.
Hat der angemeldete Benutzer nicht das Produktrecht "Lohn sichtbar generell", werden keine Betragswerte als Serienbrieffelder zur Verfügung gestellt. Ist der Einblick in die Lohn-Daten freigeschaltet, können auch die Felder Basislohn und Stundenlohn in den Brief integriert werden.
Einige Anwendungsbeispiele:
Anweisung zur Zeiterfassung an Terminals
Arbeitsbescheinigung
Arbeitsverträge für Aushilfen oder auch Festangestellte
Begleitschreiben Pflichttraining
Bestätigung Elternzeit
Bestätigung Urlaubsabgeltung
Einladung (z.B. Einführungsveranstaltung Azubis)
Empfang/Verlust Spindschlüssel
generelle Informationsschreiben
Kündigungsbestätigung
Laufzettel bei Austritt
Notfallkontakte
Praktikumsbescheinigung
Probearbeitsverhältnis
Rückzahlungsvereinbarung
Stammdatenblatt
Vertragsänderung
Zeugnis
Hinweis zur Arbeit mit Datumsfeldern in Word-Serienbriefen:
Nach Einfügen eines Datumsfeldes in einem Serienbrief erscheint es in der Vorschau formatiert nach Monat/Tag/Jahr, was vielleicht für Microsoft die richtige Auswahl sein mag, jedoch in deutschen Briefen eher unüblich ist.
Daher hier direkt die Möglichkeit, das Datum in einer Darstellung zu formatieren:
Aus dem Serienbrief-Feld die rechte Maustaste drücken und den Menüpunkt "Feldfunktionen ein/aus" auswählen. Vor der geschweiften Klammer-Zu „}" ist dann beispielsweise
\@ "d.M.YYYY"
einzugeben, um ein Datum der Form 5.2.2016 zu erhalten.
In der nachfolgenden Tabelle sind einige Beispiele einer möglichen Formatierung auflistet:
Format | Beispiel |
d.M.yyyy | 5.2.2016 |
d. MMMM yyyy | 5. Februar 2016 |
d.M.yy | 5.2.16 |
dd.MM.yy | 05.02.16 |
dddd, d. MMMM yyyy | Freitag, 12.2.2016 |
Beispiel:
Das Feld Geburtsdatum wurde in einen Serienbrief eingefügt, d.h. es wird als «Geburtsdatum» angezeigt.
Nach Einschaltung der Feldfunktionen wird daraus { MERGEFIELD "Geburtsdatum" } und nach Ergänzung der Formatierung { MERGEFIELD "Geburtsdatum" \@ "d.MM.yyyy"}.
Das aktuelle Tagesdatum kann per Word oder mittels { TIME \@ "dd.MMM.YYYY"} eingefügt werden (Datumsformat analog zu oben; { } mit Strg+F9).
Hinweis zur Arbeit mit Währungsfeldern in Word-Serienbriefen:
Die im Serienbrief dargestellten Währungswerte müssen als solche gekennzeichnet und mit einer Rundung versehen werden.
Auf analoge Art zu den Datumwerten muss hier der Zusatz
\# "#.##0,00 €"
eingegeben werden.
Hinweis zur Arbeit mit Bildern in Word-Serienbriefen:
Analog zu oben muss zuerst das Bild als solches gekennzeichnet werden und resultieren sollte der Ausdruck
{ INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD BildDatei }" \* MERGEFORMAT \d}
In Word können über "Sendungen - Regeln" mit der wenn-dann-sonst-Bedingung beliebige Abfragen in Verbindung mit den Serienbrieffeldern erstellt werden.