Im AN-Stamm können der Urlaubsanspruch sowie die restl. Urlaubstage des Vorjahres eingetragen werden (bei Verknüpfung mit dem FILOSOF-LOHN automatisch synchronisiert ausser bei Fremd-AN).
Urlaubstage bzw. halbe Urlaubstage werden als Fehlsymbol z.B. "U" bzw. "UH" mit "Berechnung Fehlstunden " "5" oder "6" angelegt.
Sonderurlaub wird als Fehlsymbol z.B. "SU" mit "Berechnung Fehlstunden" "8" angelegt.
Die (halben) Urlaubstage können im Jahresplan mit Kontrolle des Urlaubsrests eingetragen und dort entsprechende Urlaubsanträge erstellt werden. (Definition des U-Antrags unter 8.6.7 und Eintrag im Mandantenstamm).
Sonderurlaub kann im Jahresplan eingetragen und dort entsprechende Anträge für Sonderurlaub erstellt werden. (Definition des Antrags unter 8.6.7 und Eintrag im Mandantenstamm).
Nach Wocheneröffnung werden die Urlaubstage aus dem Jahresplan übernommen oder können im Soll- und IST-Dienstplan als Fehlzeit gebucht bzw. ergänzt werden.
Vor erstmaliger Nutzung der Urlaubsverwaltung müssen im Programm 3.7 "Std/Guttg/Urlaub-Verwaltung" abteilungsbezogen die Urlaubstage bis zum Abschluss der letzten Mandantwoche hinterlegt werden. Wurde bereits das ganze Jahr Urlaub im Dienstplan gebucht, füllt die Funktion Strg-F4/Urlaubssaldo die Urlaubstage (mit OK übernehmen), anderenfalls sind diese manuell einzutragen. (Die Funktion Strg-F4 zählt keine Urlaubstage, die aus dem aktuellen Jahr als Rückrechnung ins Vorjahr gebucht wurden. Dies müssen ggf. manuell korrigiert werden.)
Mit Shift-F4/Url.-Zeitsalden-Info lässt sich die Urlaubs-/Zeitsalden-Info jederzeit abrufen. Urlaubstage-Korrekturen in der ersten AN-Woche (Korrektur fürs Vorjahr) verändert die genommenen Tage des Vorjahrs, den Rest Vorjahr und das Vorjahr aktuelles Jahr (in AN-Stamm bleiben die Werte zur Jahreseröffnung). Ausserdem wird das Datum angezeigt, bis zu welchem die IST-Erfassung "vollständig" ist und der Urlaub in der Urlaubsliste als "gebucht" ausgewiesen wird.
Im Jahreskalender werden die Urlaubsinformationen unten links angedruckt. Die Zählung des Fehlsymbol "Urlaub" weicht von der Urlaubsverwaltung ab, wenn sich halbe und komplette Urlaubstage mit dem gleichen Fehlsymbol nur durch Eingabe der Stunden ergeben. Urlaubstage-Korrekturen in der ersten AN-Woche: siehe letzter Absatz.
In der Erfassung zum SOLL- bzw. IST-Wochenplan lassen sich im Mandantenstamm bzw. Abteilungsstamm Saldospalten definieren mit "genommener Urlaub", "Rest Urlaub" und "Rest-Jahresurlaub" jeweils zum Wochenbeginn bzw. Wochenende.
Im Druck des Dienstplans können die genannten Werte ausgeweisen werden, wenn diese für die Erfassung definiert sind und der Ausdruck "lt. Definition" (Layout 8 bzw. 10) erfolgt oder für Layout 14 bis 16 festgelegt wurden.
Die Urlaubsliste stellt mandanten- bzw. abteilungsbezogen die Urlaubstage und die Resturlaube zusammen. Bei Installationen OHNE Verknüpfung zum Filosof-Lohn enthält die Liste für das Folgejahr erst dann Urlaubsansprüche, wenn die erste Woche des neuen Jahres eröffnet ist. Die Rest-Urlaubsanspüche (Feld "Url.-Rest Vorjahr") können wiederholt durch Druck der Vorjahresliste zum 01.12. mit AN-Selektion = 3 neu gesetzt werden. Bei Installationen MIT Verknüpfung zum Filosof-Lohn enthält die Liste für das Folgejahr zunächst die "derzeitigen" (Rest-)Urlaubsansprüche, gedruckt im neuen Jahr erst dann welche, wenn der Jahreswechsel im LOHN erfolgt ist.
Im Jahresplan können die Fehl-/Urlaubszeiten mandanten- bzw. abteilungsbezogen für ein Quartal, fürs Halbjahr oder Jahr als Übersicht dargestellt werden.
Eine auch wertmässige Auswertung der Fehl-/Urlaubszeiten (auch der im Jahresplan erfassten) kann in der Monats-/Jahresübersicht durch Auswahl der konkreten Fehlsymbole und Wert "22" erfolgen.
Wird diejenige Kalenderwoche eröffnet, die wenigstens einen Tag des neuen Jahres beinhaltet, werden intern die (Rest-)Urlaubsansprüche des nächsten Jahres gefüllt. Bei Verknüpfung mit dem LOHN erfolgt evtl. eine spätere Synchronisation der Urlaubsanspüche.
Bei Installationen OHNE Verknüpfung zum Filosof-Lohn werden Änderungen von Urlaubsansprüchen nur ins neue Jahr gespeichert. Bei Neu-Eintritten im "alten" Jahr sind die noch fälligen U-Tage "Url.Anspruch Vorjahr" einzutragen. Urlaubstage, die dann noch im "alten" Jahr gebucht/storniert werden, sind im AN-Stamm im Feld "Url.Anspruch Vorjahr" zu korrigieren. Sollen die "Url.Anspüche Vorjahr" z.B. im Januar nochmals für alle AN aktualisiert werden, erstellen Sie die Urlaubsliste unter 5.3 für das Vorjahr (Datum "01.01.Vorjahr" mit AN-Selektion "3"); der Restanspruch wird dabei in die AN-Stammdaten eingetragen.
Bei Installationen MIT Verknüpfung zum Filosof-Lohn werden Urlaubstage, die im LOHN noch ins "alten" Jahr gebucht/storniert werden, mit der ersten LOHN-Abrechnung abgestellt und mit der Synchronisation auch im DIPLAN aktualisiert. Ein manueller Eingriff ist also nicht (mehr) notwendig, auch wenn die Zeit bis zur ersten Abrechnung einige Wochen dauern kann. In der Urlaubsliste werden diese Tage in der Spalte "VJ" ausgewiesen.
Bei Nutzung von Filosof-LOHN und -Dienstplan ist organisatorisch abzuklären, wie unterschiedliche URLAUBs-Buchungen vermieden bzw. korrigiert werden. Ein nachträglicher Abgleich erfolgt nicht.