Dienstplanwochen-Info

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Alle angelegten Dienstplan-Wochen (der letzten 2 Monate und des restl. Jahres) werden mit dem jeweiligen Status angezeigt.
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Bei entsprechender Berechtigung erlauben Funktionstasten das Setzen bzw. Löschen von Stati / Daten.
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​ F2/Woche öffnen legt eine Woche an, für die im Anschluss der Abteilungsbedarf hinterlegt werden kann. Zusätzlich wird die lizensierte AN-Anzahl überprüft.
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​ Genauer Ablauf: Es wird die Anzahl der im Moment (heute) aktiven AN anhand von Eintritts- und Austrittsdatum ermittelt. Bei Annäherung bzw. Überschreiten der Anzahl an AN der Lizenz erfolgt ein entsprechender Hinweis bzw. Fehler.
Bei Öffnen einer Woche wird zuerst geprüft, ob für den aktuellen Mandanten diese Woche bereits existiert oder eine nachfolgende Woche bereits abgeschlossen ist. In beiden Fällen ist das Eröffnen nicht möglich. Ebenfalls wird bei anzulegenden Wochen im November, Dezember und Januar (letzter Tag der Woche ist ausschlaggebend) geprüft, ob die Feiertage für das neue Jahr angelegt sind. Hierbei werden alle SFN-Regelungen berücksichtigt, die in der letzten AN-Woche von Arbeitnehmern verwendet wurden und gleichzeitig bereits Feiertage im Vorjahr aufweisen. Bei fehlenden Feiertagen erfolgt ein Hinweis im Monat Dezember, im Januar jedoch ein Fehler, der die Wocheneröffnung nicht zulässt. Lediglich der Superuser darf eine solche Woche (mit Bestätigung) eröffnen.
Ansonsten wird für den Mandanten die Woche geöffnet, womit erstmal nur das Datum in den F7-Auswahlen zur Verfügung steht. Es erfolgt ein entsprechender Log-Eintrag in der Datenbank. Anschließend werden alle Abteilungen, die als planbar definiert wurden (d.h. "Nutzung von" ist nicht leer und kleiner oder gleich dem Wochenanfang und "Nutzung bis" ist glößer oder gleich dem Wochenanfang oder leer), geöffnet womit der Abteilungsbedarf hinterlegt werden kann. Falls in der Abteilung hinterlegt, werden noch die Bezeichnungen der Bedarfs-Positionen und (falls so hinterlegt) auch die Bedarfswerte der Vorwoche kopiert.
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​ F3/AN-Woche öffnen hinterlegt für jeden AN, je nach Schlüsselung im AN-Stamm, die Werte (Abteilung, Funktion, Wochen-Arbeitszeit ...) für die konkrete Woche. Intern werden evtl. vorhandene AN-Muster geladen, Fehlzeiten aus dem Jahresplan übernommen und bei Verknüpfung mit dem FILOSOF-LOHN Fehlzeiten eingetragen. Import FILOSOF-LOHN
Bei wiederholter AN-Wocheneröffnung werden nur diejenige AN-Wochen neu angelegt, die bisher nicht vorhanden waren. (Die Werte bereits angelegter AN-Wochen werden nicht verändert.)
Beim Eröffnen der erste Woche im neuen Jahr werden die Urlaubswerte (Rest Vorjahr und Anspruch lfd.Jahr) im AN-Stamm fortgeschrieben (wenn die Daten nicht durch den FILOSOF-LOHN aktualisiert werden.)
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​ Genauer Ablauf: Für die in der gewählten Woche aktiven AN (d.h. mindestens ein Arbeitstag laut Eintritts- und Austrittsdatum gemäß AN-Stamm), die nicht von der Dienstplan-Erstellung ausgeschlossen wurden, wird die Woche geöffnet, d.h. ein Datensatz (AN-Woche) angelegt, in dem die Kennzeichen (wie Abteilungszugehörigkeit, Abteilungsfunktion, aktuelles Eintritts- und Austrittsdatum etc.) für diese Woche gespeichern werden. Basierend auf der im AN-Stamm hinterlegten "Quelle für AN-Woche" werden diese Kennzeichen befüllt:
0=gemäß Lohnbuchhaltung: Sind im AN-Stamm (unter Tätigkeit) Stunden pro Tag hinterlegt, wird dieser Wert in der AN-Woche gespeichert, ansonsten der aus dem Mandanten-Stamm. Stundenlohn, Wochenstunden und Abteilung werden gemäß der Lohn-Datenbank befüllt, Abteilungsfunktion und Zuschlags-Regelung gemäß der im AN-Stamm hinterlegten Vorgaben für diese Woche.
1=manuelle Eingabe: Die Kennzeichen werden gemäß der im AN-Stamm hinterlegten Vorgaben für diese Woche hinterlegt. Sind dort keine Wochenstunden eingetragen, werden die Stunden pro Monat durch 4,32 geteilt (Stunden pro Monat aus dem AN-Stamm, falls ungleich 0, ansonsten die Stunden pro Monat aus dem Mandantenstamm). Bei Stunden pro Tag wird analog zu oben verfahren.
2=aus Dienstplan-Versetzung: Die Kennzeichen werden gemäß des Versetzungsplans (im Dienstplan) befüllt, die Zuschlags-Regelung gemäß der im AN-Stamm hinterlegten Vorgaben für diese Woche.
3=Abt/Fkt lt. Versetzung/Werte lt. Lohnbuchhaltung: Die Abteilung und Abteilungsfunktion werden gemäß des Versetzungsplans (im Dienstplan) befüllt, die übrigen Kennzeichen analog zu "0".
4=Abt/Fkt lt. Lohn /Werte manuell: Die Abteilung wird gemäß der in der Lohnbuchhaltung eingetragenen Kostenstelle für die eröffnete Woche ermittelt. Wurde im Dienstplan eine Funktion hinterlegt, wird diese verwendet (ggf. für die neue Abteilung). Die übrigen Werte werden aus dem AN-Stamm des Dienstplans übernommen.
5=Abt/Fkt manuell / Werte lt. Lohn: Die im AN-Stamm eingetragene aktuelle Abteilung und Abteilungsfunktion werden für die AN-Woche verwendet, die übrigen Werte analog zu "0".
6=Abt/Fkt lt. Versetzung / Werte manuell: Die aktuelle Abteilung und Abteilungsfunktion werden gemäß des Versetzungsplans (im Dienstplan) befüllt, die übrigen Werte werden aus dem AN-Stamm des Dienstplans übernommen.
Besonderheiten ergeben sich für die Std-Regelung "3=geleistete Stunden", bei der keine Wochenstunden und keine Tagstunden in die AN-Woche übernommen werden. Bei der Std-Regelung "0=Überstunden (WAZ)" ist in der Woche des Eintritts und des Austritts des AN eine automatische Ermittlung der Wochenstunden nicht möglich, weshalb in diesen Fällen die Wochenstunden mit 0 initialisiert werden.
Ist als Std-Regelung "0=Überstunden (WAZ)", "1=KEINE Überstunden" oder "2=nur manuelle Vorträge" hinterlegt (also nicht "3=geleistete Stunden"), werden für die im AN-Stamm hinterlegte Zuschlags-Regelung (falls leer, die Zuschlags-Regelung aus dem Mandanten-Stamm) die Feiertage analysiert und die effektiven Wochenstunden ermittelt. Je nach Einstellung im Mandantenstamm wird die Wochenarbeitszeit für den Feiertag gar nicht, nach den Stunden/Tag des AN oder den im Muster hinterlegten Stunden reduziert.
Ist der AN einer Abteilung zugeordnet, die als nicht planbar erkannt wurde, werden auch keine Kennzeichen gespeichert und der AN kann nicht geplant werden.
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​ F4/AN-Prüfung prüft, ob in der ausgewählten Woche die AN-Daten vollständig hinterlegt sind. Im Gegensatz zu der AN-Prüfung unter Menüpunkt 3.9 wird hier für den gesamten Mandanten geprüft (und nicht nur für eine einzelne Abteilung). Hier auftretende Hinweise sollten zeitnah und möglichst vor der Dienstplan-Erstellung behoben werden, da den Abteilungsleitern vor Öffnen des Wochenplans ebenfalls der Dialog mit den fehlenden Stammdaten angezeigt wird.
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​ F5/Soll-Sperre sperrt den Soll-Wochenplan für Erfassungen (siehe Produkt-Recht "Soll-Sperre ignorieren").
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Mit F6/Soll-Ist-Prüfung erfolgt ein Abgleich von Soll- zu Ist-Zeiten, wobei alle Abteilungen mit existierenden Soll-Zeiten für die angewählte Woche betrachtet werden und geprüft wird, ob zu jedem Tag zu jedem Arbeitnehmer mit einer erfassten Soll-Zeit auch mindestens eine Ist-Zeit existiert. Ist dies für eine Abteilung der Fall, wird diese Abteilung mit "ok" bewertet, andernfalls mit der Anzahl von fehlenden Ist-Erfassungen oder einer Einzelauflistung pro Arbeitnehmer und Tag ausgewiesen (je nach Schlüsselung im Mandantenstamm unter 1.2.1). Dies sollte zur Kontrolle vor Abschluß einer Woche genutzt werden.
Sollten Soll-Erfassungen ohne Ist-Erfassungen für Arbeitnehmer existieren, die keiner Abteilung zugeordnet wurden, bleiben die ersten beiden Spalten leer. Die entsprechenden Arbeitnehmer können mit Shift+F6 angezeigt werden.
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​ F7/Ist-Sperre sperrt den Ist-Wochenplan für Erfassungen (siehe Produkt-Recht "Ist-Sperre ignorieren").
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​ F8/Wochenabschluss Intern werden in der (gerade abgeschlossenen) Personwoche die Saldo-Werte (z.B. Gutstd/-tage) bis zum letzten Tag der Vorwoche fortgeschrieben. Zuvor werden verschiedene Prüfungen der Woche durchgeführt; u. a. die Soll-Ist-Prüfung. Die Soll- und Ist-Sperre ist vor Wochenabschluss nicht zwingend erforderlich und wird auf Abfrage beim Wochenabschluss automatisch durchgeführt. Bei STANDALONE-Lösungen werden im AN-Stamm das Feld "F7-Auswahl" auf "Nein" gesetzt für AN, die bereits 9 Wochen vor dem Wochenbeginn (der geschlosenen Woche) ausgetreten waren.
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​ F9/BR-"Genehmigt" Ist das Genehmigungsverfahren für den Betriebsrat aktiviert (1.2.1, Seite DP-Druck) und hat der angemeldete Benutzer das "Betriebsrat"-Produktrecht, kann eine gesperrte Soll-Woche (ohne Ist-Sperre oder Abschluss) als genehmigt gekennzeichnet werden. Das Datum der Soll-Sperre wird dann in fetter Schrift angezeigt. Wird die Soll-Sperre zurückgenommen, erlischt auch die Genehmigung und muss/kann neu gesetzt werden.
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Mit Strg-F1/Mandant-Prüfung werden die Daten der Wochen auf Konsistenz geprüft. Die Abprüfung auf doppelte Ist-Erfassungen erfolgt beginnend bei der markierten Woche.
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Bei entsprechender Berechtigung (und Testdatum) wird mit Strg-F2/Woche löschen die Mandantwoche, alle zugehörigen Abteilungs- und AN-Wochen sowie alle Soll und Ist-Erfassungen der Woche gelöscht.
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Bei entsprechender Berechtigung wird mit Strg-F3/Abt. Woche anlegen für eine bestimmte Abteilung die Abteilungswoche und zugehörige AN-Wochen angelegt.
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Bei entsprechender Berechtigung (und Testdatum) wird mit Strg-F4/Abt-Woche löschen die Abteilungswoche der eingegebenen Abteilung sowie alle AN-Wochen der Abteilung mit zugehörigen Soll und Ist-Erfassungen gelöscht.
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Bei entsprechender Berechtigung wird mit Strg-F5/Reset Soll-Sperre hebt eine bereits durchgeführte Soll-Sperre wieder auf.
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Bei entsprechender Berechtigung (und Testdatum) werden mit Strg-F6/AN-Woche löschen alle AN-Wochen sowie alle Soll und Ist-Erfassungen der Woche gelöscht.
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Bei entsprechender Berechtigung wird mit Strg-F7/Reset Ist-Sperre hebt eine bereits durchgeführte Ist-Sperre wieder auf.
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Bei entsprechender Berechtigung wird mit Strg-F8/Reset Wochen-Abschl. ein bereits durchgeführter Wochenabschluß rückgängig gemacht.
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​ Strg-F9/Reset BR-"Genehmigt" Ist das Genehmigungsverfahren für den Betriebsrat aktiviert (1.2.1, Seite DP-Druck) und hat der angemeldete Benutzer das "Betriebsrat"-Produktrecht, kann die Genehmigung für eine gesperrte Soll-Woche (ohne Ist-Sperre oder Abschluss), wieder zurückgenommen werden.
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Mit "entsprechender Berechtigung" bedeutet bei den Funktionstasten in Kombination mit der Strg-Taste das Vorhandensein der Produktrechte zum Woche eröffnen, abschließen und stornieren. Bei einigen wird zusätzlich das Testdatum im Mandantenstamm abgefragt.
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