Installationsvarianten
Inhouse-Lösung mit FILOSOF-LOHN
Die Dienstplan-Datenbank liegt auf dem gleichen Server wie der Filosof-Lohn. Durch entsprechende Einträge im Dienstplan erfolgt bei jeder Anmeldung eines Benutzers eine Synchronisation bezgl. Kostenstellen, AN-Stammdaten und Lohn-Fehlzeiten.
Dezentrale Lösung Hauptverwaltung
Die Dienstplan-Datenbank liegt auf dem Rechner des betroffenen Mandanten. Neue AN (und Fehlzeiten) werden in der Zentrale erfasst. In einem festgelegten Rhythmus (z.B. täglich/wöchentlich) werden die betroffenen LOHN-Daten z.B. nachts als Zip-Datei exportiert, per E-Mail o.ä. auf dem Mandantenrechner abgestellt und per Batch-Lauf importiert. Die AN-LOHN-Stammdaten können wie bei der Inhouse-Lösung nicht geändert werden.
Batch: FilosofLohnExportDiplan %1 %2 %3 (%1 Pfad der dbFilosof.Ini(Lohn), %2 Pfad für Export-Zip-Datei, %3 Nummer des Mandanten)
Batch: FilosofDiplanImportLohn %1 %2 %3 (%1 Pfad der dbFilosof.Ini(DiPlan), %2 Pfad der Import-Zip-Datei, %3 Nummer des Mandanten)
Dezentrale Lösung Mandant
Die Dienstplan-Datenbank liegt auf dem Rechner des betroffenen Mandanten. Stammdaten-Änderungen und neue AN werden vor der erstmaligen Planung im Dienstplan erfasst. Vor der Lohn-Abrechnung werden die AN-Stammdaten vom Sachbearbeiter über Lohn-Export (sowie Fehlzeiten und Zuschläge) exportiert und per E-Mail an die Lohnbuchhaltung gesendet. Dort werden diese Daten vom Lohnsachbearbeiter über AN-Import-Diplan mit Ausweisung der Änderungen eingelesen. Neue AN (Rumpf-AN) müssen vor der Abrechnung um abrechnungsrelevante Daten ergänzt werden.
Stand-alone-Lösung
Die Dienstplan-Datenbank liegt auf dem Rechner des betroffenen Mandanten. Ein Import/Export von AN-Stammdaten findet nicht statt.
Vorbereitung durch Anwender
Liste der gewünschten Fehlzeiten (Ausgang(AU), Urlaub(U), Krankheit(K), Berufsschule(BS)...) / 2-stellige Kürzel / Lohnarten
pro Mandant:
Festlegung der Mandantennummer (können identisch zum LOHN sein)
Liste der Benutzer (Hans Schwinghammer z.B. als HSCHWINGH) mit Zuordnung zu Abteilung(en) und Benutzergruppen mit gleichen Menürechten
Liste der Abteilungen, für die ein Dienstplan erstellt werden soll (können identisch zu Kostenstellen im LOHN sein)
Liste der "Fremd"-Abteilungen (Abteilungen anderer Mandanten, an die AN evtl. ausgeliehen werden)
Liste fester Schichten mit Zeiten (abteilungsbezogen oder generell)
Liste möglicher Bemerkung/Einsatzorte ("Tür","Spüler","MOD"...) (abteilungsbezogen oder generell)
Liste möglicher Extra-Schichten (gesondert bezahlt, nicht in Std-Saldo) z.B. BAR für Azubis, Rufbereitschaft...
SFN-Regelungen für Zuschläge in den Mandanten / Lohnarten
Zu Arbeitnehmern: welche SFN-Regelungen, abgegoltene Std
wenn ohne LOHN: Sollarbeitszeit, Urlaubsanspruch
Übergaben von Zuschläge / Fehlzeiten
Bei allen Varianten können Zuschläge und Fehlzeiten mit Hilfe hinterlegter Lohnarten-Nummern für beliebige Zeiträume exportiert werden. In Filosof-Lohn sind entsprechende Import-Programme vorhanden, für Fremd-Löhne sind ggf. Import-Möglichkeiten zu klären bzw. zu erstellen.
Verknüpfung mit FILOSOF-LOHN
bei erstmaliger Installation:
in Lizenz/System: Pfad zur Lohnbuchhaltung eintragen
Mandantenstamm (Neu bei neuer Mandantennummmer) / kontrollieren
Einstellungen: Lohnmandant, Quelle Lohn, Konvertierung LOHN-KST zu Abteilung, Std-Lohn festlegen, generelle Std wie im LOHN, Berechnung WochenStd
danach: Dienstplan neu starten (1. Synchronisation kann einige Minuten dauern)
Erzeugen/Übernehmen der Abteilungen nach (LOHN-)Kostenstellen je nach Zuordnung (Strg-F4)
Löschen von "leeren" Abteilungen, Zuordnen von Kst zu Abteilungen mit nur einzelnen AN und Löschen der überflüssigen Abteilung
Eintragen der Stamm-Abteilungen in AN (Strg-F5)
bei jedem Programmstart werden aktualisiert:
Arbeitnehmer: Kst-Zuordnung, Wochenstunden, Stundenlohn lt. Mandant (bei 0,00 Basislohn / Std)
Lohn-Fehlzeiten entspr. festgelegter Symbole (im LOHN) (vorherige Abstellung im LOHN erforderlich)
Erstinstallation / Stammdatenerfassung (als SUPERUSER)
Benutzergruppen anlegen (Systemrecht: Lohndaten / Wochenrechte(öffnen/schliessen/reset)
Benutzer mit Benutzergruppen anlegen (zunächst gleiches Passwort, PW zurücksetzen, Freigaben...)
Kopieren mit F4 je Benutzergruppe möglich
Abteilungsrechte für jeden Benutzer anlegen
Fehlsymbole hinterlegen (gelten für alle Mandanten) mit Festlegung der Fehlstunden, Hotkeyposition, evtl. Lohnarten
Mandantenstamm kontrollieren
Einstellungen: Wochenbeginn, Standard-Monatsstd, Tagesstd (später: Übernahme aus LOHN)
Dienstplan: Sortierung, Kennz.Vortrag/Saldo
Zuschläge: später
(intern): Definition AN-Info z.B. Telefon1,Telefon2,Telefon3
Abteilungen: Kurzname fürs Verleihen, Nutzung-Von, Bedarf-Steuerung, Kennz.Vortrag/Saldo, Andruck Bedarf, evtl. Zuordnung Lohn-Kostenstellen (als Filosof-User: kopieren in alle Abteilungen mit Strg-F7)
Funktionen pro Abteilung (optional für Sortierung), evtl. je Abteilung mit F4 aus anderer Abteilungen kopieren
Arbeitnehmer anlegen bzw. ergänzen (z.B. abw. Abteilungen, Funktion, Wochen-/Tagesstunden)
Schichten hinterlegen mit Zeiten (optional) mit Zuordnung zu Abteilungen
Soll-Ist-Bemerkungen anlegen (optional) mit Zuordnung zu Abteilungen
Zuschläge für Auswertung der Zeiten evtl. mit Lohnarten (Eintragungen im Mandanten)
Zuschlagsarten evtl. mit Lohnarten
Zuschl.Regelung(en) mit erstmaliger Berechnung der Feiertage für Bundesland (Funktionstasten, wenn nicht NEUSATZ)
Stundenzuschläge mit Prozentzahl, Uhrzeiten, gfs. Datum und Zuordnung Zuschlagsart (evtl. Folgezuschläge, Heiligabend, Silverster löschen)
eine Zuschlagsregel im Mandanten eintragen
erstmalige Saldenvorträge für Stunden, Guttage, bisher genommene Urlaube pro AN hinterlegen in erste Dienstplanwoche
Definition von Bedarfs-Parameter wie Belegung, Ab-/Anreisen etc.
in einer Abteilung (nach Wocheneröffnung) Bezeichnungen und Formeln festlegen
in weiteren Abteilungen evtl. mit Funktionstaste (je nach Vorgabe z.B. Strg-F5) "kopieren von Abt."
Fahrplan Dienstplan
Info-Zeilen/Bedarfsermittlung im Dienstplan