Nach Anwahl der Abteilung und Auswahl der konkreten Dienstplan-Woche werden alle AN in der (im Mandantenstamm) festgelegten Sortierung nach Abt.-Funktion bzw. Alphabet angezeigt.
Vor dem Vornamen werden Ergänzungen angezeigt: in der konkreten Woche bei Geburtstag z.B. (*01.05.), bei Betriebsjubiläum z.B. 5 Jahre am 1. als (5J:1.), generell bei einem Alter unter 18 als [U18], ein grünes Kreuz bei "Ersthelfer", ein Doppel-Pfeil bei "Aufzugswärter".
Kursiv geschriebene AN-Namen sind "Fremd-(Firmen-)AN" (,deren Nummer mit "A" bzw. "C" beginnt).
In Tabellenform wird für jeden AN eine Zeile angelegt, jeder Wochentag wird in einer Spalte dargestellt. Ist der Kopf einer Spalte farbig markiert, handelt es sich (lt. Zuschlagsregel im Mandantenstamm) um einen Feiertag (mit entsprechenden Zuschlagsregelungen).
Werden im LOHN Fehlzeiten für den Dienstplan exportiert und sind diese Werte unterschiedlich zu bereits geplanten Schichten der Woche, erhalten Sie einen Hinweis, wieviele Unterschiede gefunden wurden. Bei den Konflikt-Fällen wird im ersten Viertel der Zelle die LOHN-Fehlzeit angezeigt, im restlichen Feld die bestehende Eintragung. Mit "Enter" bzw. "Zeiten-Eingabe" auf der jeweiligen Zelle können Sie dann mit Hilfe zweier Funktionstasten entscheiden, ob Sie endgültig die LOHN-Fehlzeit übernehmen oder mit den bereits geplanten Daten weiterarbeiten wollen.
In jeder Zelle sind max. 2 Arbeitszeiten, Pausen-Kennziffer (Vielfaches der Pauseneinheit lt. Mandant) bzw. die Schicht (siehe: Mandant) und Stunden oder Fehlgründen für den konkreten AN bzw. Tag dargestellt. (Durchgestrichene Stunden weisen auf einen erarbeiteten Guttag hin.) Sind mehr als 2 Teilschichten vorhanden, wird dies durch ">>" im Std-Feld der 2. Teilschicht angezeigt.
Fehlgründe, die aus dem LOHN übertragen werden, sind mit einem vorangestellten Apostroph (') gekennzeichnet. Diese können nur gelöscht/überschrieben werden, wenn es laut Mandantenstamm erlaubt ist. Sind zu den Fehlgründen Bemerkungen erfasst, wird dies durch ein Stern (*) hinter dem Fehlsymbol angezeigt. Tage vor Eintritt bzw. nach Austritt sind mit '---' und dunkelgrau gekennzeichnet.
Ist der Aufbau eines Guttages hinterlegt (statt Aufbau des Stundensaldos), so sind die Stunden durchgestrichen. Sind zusätzlich zu den Arbeitsstunden Mehr- oder Minderstunden hinterlegt, sind die Arbeitsstunden unterstrichen.
Durch Markierung der Tage und Auswahl der Schicht/Arbeitszeiten werden die Soll-Arbeitszeiten pro Tag/Zelle evtl. mit Bemerkungen festgelegt. Neben den Tages-Arbeitzeiten können Gründe von Abwesenheiten (mit entspr. Stundenauf/-abbau) sowie "Verleihungen" an andere Abteilungen vorgenommen werden. Zu einem späteren Zeitpunkt werden in ähnlicher Art die IST-Arbeitszeiten erfasst.
Die im Mandanten bzw. in der Abteilung festgelegten Werte werden in der "Vortrags"-Spalte und in der "Saldo"-Spalte angezeigt (z.B. +/- Stunden zu Beginn und Ende der Woche).
Wird bei der Planung der Arbeitszeiten gegen im Mandantenstamm hinterlegten Regeln bzgl. Pausen, Arbeitszeiten etc. verstossen, wird der AN rot markiert. Mit 5.3 Regelverstöße werden die konkreten Über-/Unterschreitungen angezeigt (siehe Regelverstöße).
Abhängig von der (Zeilen-)Positionierung werden in der Hilfezeile verschiedene Informationen angezeigt:
- AN-Name und AN-Nummer
- die im AN-Stamm eingetragene Stunden-Regelung
- außer bei Aushilfen die aktuellen Wochenstunden (bei Feiertagen die effektiv zu leistenden Wochenstunden)
- bei Aushilfen die im aktuellen Monat (letzter Tag der Woche bestimmt) bis zum Wochenletzten geplanten Monatsstunden
- bei Verleihungen die entleihende/begünstigte Abteilung angezeigt
- bei eingetragenen Fehlzeiten diese im Klartext
- bei Regelverstößen ein entsprechender Hinweis
Unterhalb des Wochenplans befindet sich der Kurzwahl-Bereich, bestehend aus 2 Kurzwahl-Leisten, mittels derer Fehlsymbole, Schichten, Bemerkungen sowie Farben zu Zeiten/Schichten und Bemerkungen direkt den markierten Zellen zugewiesen werden können.
Ausserdem können Tages-Statistiken zu den eingetragenen Werten aufgerufen werden, die im Mandanten/Abteilungs-Stammsatz festgelegt wurden.
In der oberen Kurzwahl-Leiste werden die ersten 8 Fehlzeiten (Hotkey 1-8) angezeigt, die in den Fehlsymbol-Stammdaten als solche gekennzeichnet wurden. Die markierten Zellen können durch Eingabe der Ziffer (1-8) oder durch Maus-Klick auf die entsprechende Schaltfläche mit der Fehlzeit belegt werden. Falls mehr als 8 Fehlzeiten als Hotkey zur Verfügung stehen, können mittels dem "Pfeil nach rechts" oder "0" die nächsten 8 Fehlzeiten auf die Schaltflächen gelegt werden.
Vor der unteren Kurzwahl-Leiste, kann ausgewählt ("Pfeil nach unten" oder per Tab-Taste) werden, was zugewiesen/angezeigt werden soll: Schicht, Bemerkung, Farbe für Zeit bzw. Schicht und Farbe für Bemerkung oder Tages-Statistiken. Je nach Auswahl werden die ersten 8 zur Verfügung stehenden Einträge auf die Schaltflächen gelegt und können mit einem Maus-Klick oder mittels den Ziffern (1-8) in Kombination mit gedrückt gehaltener Umschalt-Taste den markierten Zellen zugewiesen werden. Bei "Statistik" wird die entsprechende Darstellung eingeblendet. Falls mehr als 8 Einträge zur Verfügung stehen, können mittels dem "Pfeil nach rechts" oder "Umschalt"-"0" die nächsten 8 Einträge auf die Schaltflächen gelegt werden.
Neben dem Kurzwahl-Bereich befinden Sich die Felder für "Rückgängig" (Strg-Z) und "Wiederherstellen" (Strg-Shift-Z): bis zu 20 letzte Veränderungen können rückgängig und bei Bedarf auch wiederhergestelt werden. (Rückgängig gemachte Veränderungen können nach zwischenzeitlicher Neu-Eingabe nicht mehr wiederherstellt werden.)
Markierungsmöglichkeiten und generelle Funktionen finden Sie unter Plan-Bearbeitung
Spezielle Funktionalitäten des Soll-Wochenplans
1. Bearbeiten
1.7 Zelle(n) vernichten Vernichtet die markierte(n) Zelle(n)
1.8 vorherige Woche wechselt in die vorherige Woche
1.9 nächste Woche wechselt in die nächste Woche (wenn eröffnet)
3. Eingaben für die markierten Zellen
3.1 Zeiten-Eingabe bzw. das Betätigen der Entertaste verzweigt in die Erfassungsmaske für die Zeiten (und Zusatzinformationen).
3.2.1 Schicht-Auswahl Ermöglicht die Auswahl der für die Abteilung zugelassenen Schichten.
3.2.3 Extra-Dienst (Vorkommen) Ermöglicht die Auswahl der für die Abteilung zugelassenen Extra-Schichten pro Vorkommen.
3.2.4 Extra-Dienst (Stunden) Ermöglicht die Auswahl der für die Abteilung zugelassenen Extra-Schichten pro Stunde.
3.2.9 Schichten als Kurzwahl-Leiste Blendet hinterlegte Schichten in der Kurzwahl-Leiste (unten) ein.
3.3.1 Fehlsymbol-Auswahl Ermöglicht die Auswahl von Fehlsymbolen
3.3.2 Ausgang zurücknehmen Nimmt den Ausgang bei Fehlsymbolen mit Einschränkung zurück
3.3.4 Fehlsymbol-Umwandlung wandelt beispielsweise geplanten in genehmigten Urlaub um (je nach Einstellung der Fehlsymbole)
3.4 Verleihen Ermöglicht ein "Verleihen" von AN-Schichten für den(die) kompletten Tag(e) an andere Abteilungen. Die Zeiten der markierten, "verliehenen" Zellen werden in roter Schrift gekennzeichnet. In der "begünstigten" Abteilung werden diese Tage/Zellen in grüner Schrift angezeigt; diese können nur über die "Zeiten-Eingabe" mit anderen (Fehl-)Zeiten bestückt werden. Die restlichen Tage/Zellen erscheinen in grauer Schrift.
3.5.1 Bermerkung-Auswahl Ermöglicht die Auswahl der festgelegten Bemerkungen wie Sonderdienste / Einsatzorten
3.5.2 Bermerkung entfernen Entfernt die im Wochenplan markierte Bermerkung
3.5.9 Bermerkung als Kurzwahl-Leiste Blendet hinterlegte Bemerkungen in der Kurzwahl-Leiste (unten) ein.
3.6.1 Zeit-Farbe-Auswahl Zeigt die Farbpalette für die Zeiten
3.6.9 Zeit-Farben als Kurzwahl-Leiste Blendet hinterlegte Zeit-Farben in der Kurzwahl-Leiste (unten) ein.
3.7.1 Bemerkung-Farbe-Auswahl Zeigt die Farbpalette für die hinterlegten Bemerkungen
3.7.9 Bermerkung-Farben als Kurzwahl-Leiste Blendet hinterlegte Bemerkungen-Farben in der Kurzwahl-Leiste (unten) ein.
3.8 Korrekturen Korrektur in dem Bereichen Arbeitszeit, Pausen und Guttagen
3.8.1.1 AZ nach vorne verschieben verschiebt die Arbeitszeit um die im Mandantenstamm hinterlegte Dauer nach vorne
3.8.1.2 AZ nach hinten verschieben verschiebt die Arbeitszeit um die im Mandantenstamm hinterlegte Dauer nach hinten
3.8.1.3 AZ um eine Zeiteinheit verkürzen verkürzt die Arbeitszeit um die im Mandantenstamm hinterlegte Dauer
3.8.1.4 AZ um eine Zeiteinheit verlängern verlängert die Arbeitszeit um die im Mandantenstamm hinterlegte Dauer
3.8.1.5 AZ (P) um Zeiteinheit verlängern verlängert die Arbeitszeit um die im Mandantenstamm hinterlegte Dauer bei gleichzeitiger Anpassung der Pause
3.8.2.1 Pause um Pauseneinheit verkürzen verkürzt die Pause um die im Mandantenstamm hinterlegte Pauseneinheit
3.8.2.2 Pause um Pauseneinheit verlängern verlängert die Pause um die im Mandantenstamm hinterlegte Pauseneinheit
3.8.3.1 Guttag Aufbau setzt die "1" für Guttag erarbeitet
3.8.3.2 Guttag Aufbau mit Stundenkorrektur setzt die "1" für Guttag erarbeitet und berechnet basierend auf Std/Tag zusätzliche Stunden (positiv oder negativ)
3.8.3.3 halber Guttag Aufbau mit Stundenkorrektur setzt die "0.5" für einen halben erarbeiteten Guttag und berechnet basierend auf den Std/Tag zusätzliche Stunden (positiv oder negativ)
3.8.3.4 Guttag Aufbau (zusätzlich zu Stunden) setzt zusätzlich zu einem Guttage-Aufbau auch die geleisteten Stunden in das Feld der zusätzlichen Stunden
3.8.3.5 halber Guttag Aufbau setzt die "0.5" für einen halben erarbeiteten Guttag
3.8.6 Kopie Abt.-Funktionen Vorwoche übernimmt die in der Vorwoche gespeicherten Abteilungsfunktionen aller AN in die Planungswoche.
3.8.7 Korektur Abteilungsfunktion ändert die Abteilungsfunktion des markierten AN.
3.8.8 Wochenstunden bietet die Möglichkeit, in der AN-Woche die Werte für Stunden pro Woche, Stunden pro Tag sowie die Tagesstunden zu korrigieren bzw. einzusehen
3.8.9 AN-Woche bietet die Möglichkeit, in der AN-Woche Korrekturwerte für Stunden, Guttage und Urlaug einzugeben bzw. einzusehen
3.9 Tages-Notiz bietet die Möglichkeit, für eine Person an einem Tag eine Notiz zu hinterlegen. Dargestellt wird die Existenz einer Notiz durch ein gelbes Quadrat in der rechten oberen Ecke der Tages-Zelle.
3.0 Tages-Notiz entfernen löscht eine eingetragene Tages-Notiz.
4. Funktionen
4.1 Muster können pro AN für die zu planenden Wochen hinterlegt werden z.B. die festen Ausgangstage oder auch Arbeitszeiten. Diese werden bei der Wocheneröffnung automatisch herangezogen.
4.1.1 Muster anzeigen zeigt die hinterlegten (Fehl-) Zeiten des ANs.
4.1.2 Muster laden kopiert die hinterlegten (Fehl-) Zeiten in die markierten Zellen.
4.1.3 Muster speichern kopiert die markierten Zellen als "Muster"-Zeiten.
4.1.4 Muster löschen entfernt das Muster der markierten Zellen.
4.4 Freigabe zum Export übergibt die Woche der MA-App, falls laut Abteilung (1.2.2) erforderlich.
4.6 Bedarfsplan verzweigt in die Erfassung des Bedarfsplans.
4.7 Fremd-Firma hinzufügen ermöglicht die Eingabe von (Mehrfach-) AN von Fremd-Firmen zur Abdeckung des Gesamtbedarfs. Fremd-Arbeitnehmer/-firmen
4.8 Fremd-Firma entfernen entfernt eine zuvor hinzugefügte Fremd-Firma aus der aktuellen Woche.
4.9 Neu Initialisieren Für den markierten Bereich wird eine erneute Initialisierung durchgeführt, d.h. alle Zellen werden gelöscht, eventuell vorhanden Muster werden geladen und die evtl. Lohn-Fehlzeiten werden eingetragen. Import FILOSOF-LOHN
5. Informationen
5.1 Arbeitnehmer-Info (Strg-I) zeigt zu dem angewählten Arbeitnehmer zusätzliche Informationen an
5.2 Jahreskalender zeigt in einer Jahresübersicht die Fehlzeiten des markierten ANs an
5.3 Url./Zeitsalden zeigt die aktuellen Urlaubs/Guttage/Stundensalden des markierten ANs an.
5.4 Regelverstösse zeigt die Regelverstösse des angewählten ANs für die SOLL-Zeiten an.
5.5 Verleihungen/Ausleihungen zählt die verliehenen bzw. ausgeliehenen Mitarbeiter des Tages oder der Woche (Ausdruck mit Strg+P, Excel-Export mit Strg+E).
5.6 Kantinen-Essen: Entsprechend der Uhrzeiten im Mandantenstamm werden die AN für die 3 Mahlzeiten gezählt (Ausdruck mit Strg+P, Excel-Export mit Strg+E).
5.9 Versetzungen zeigt Zu- und Abgänge der Abteilung, wenn in den Dienstplan-Versetzungen entsprechende Einträge vorhanden sind.
6. Ausdrucke
6.1 Druck Abteilungsbedarf Druckt den Abteilungsbedarf der angezeigten Abteilung für die angezeigte Woche
6.2 Druck Dienstplan (Strg. + P) Druckt den Dienstplan der angezeigten Abteilung für die angezeigte Woche
6.3 Druck Dienstplan (Dialog) Öffnet den Druckdialog mit weiteren Einstellungsmöglichkeiten zum Druck des Dienstplanes
6.4 Druck Dienstplan (Extras)
6.4.1 Druck Entliehene Druckt den Dienstplan nur für entliehene Arbeitnehmer
6.4.2 Druck Verliehene Druckt den Dienstplan nur für verliehene Arbeitnehmer
6.6 Druck Jahreskalender Druckt den Jahresplan für den Arbeitnehmer, in dessen Zeile der Fokus steht
6.7 Antrag (Sonder-) Urlaub/Guttag Druckt den (Sonder-) Urlaubsantrag für den Urlaub, auf dem der Fokus steht
6.8 Druck Änderungsantrag Urlaub Druckt den Änderungsantrag für den Urlaub, auf dem der Fokus steht
6.9 Druck Regelverstöße Sofern in der angezeigten Woche bei einem, oder mehreren Arbeitnehmern, Regelverstöße vorhanden sind, werden diese gedruckt
6.0 Tagesliste
6.0.1 Tagesliste Auswahl
7. Anzeige
7.1 Tagesparameter für Mandant Falls für die angezeigte Woche Tagesparameter auf Mandantenebene eingegeben worden sind, werden diese unten angezeigt
7.2 Tagesparameter für Abteilung Falls für die angezeigte Woche für die angezeigte Abteilung Tagesparameter eingegeben worden sind, werden diese unten angezeigt
7.3 Tagesparameter für Mandant und Abteilung Wurden sowohl auf Mandantenebene, alsauch auf Abteilungsebene Tagesparameter für die angezeigte Woche hinterlegt, werden alle Werte unten angezeigt.
7.4 Bedarfsplan Zeigt die Werte an, die im Bedarfsplan hinterlegt worden sind
7.5 Über/Unterdeckung -% Zeigt Über/Unterdeckung an (wenn ein Bedarf hinterlegt worden ist)
7.6 Statistik
7.6.1 Statistik Auswahl
7.6.2 Statistik zurückblättern
7.6.3 Statistik vorblättern
7.6.5 Bedarfsmodus
7.6.9 Statistiken als Kurzwahl-Leiste
Bedarfsmodus
Zur Planung können mit "4.5.5 Bedarf-Modus" die Zeiträume mit Unter- und Überdeckung angezeigt werden, die Zeiten mit Unterdeckung in gelber Schrift, die mit Überdeckung in roter Schrift. Ausserdem wird unterhalb des Datums farblich der Status der Unter-/Überdeckung angezeigt. (gelb: Bedarf grösser als Plan, grün: Bedarf = Plan, rot: Bedarf kleiner als Plan, orange: sowohl Zeiten mit Unter- als auch Überdeckung).
In der untersten Zeile werden zwei Prozentzahlen (für Unter- und Überdeckung) angezeigt, die eine Bewertung für die aktuelle Abdeckung des Bedarfs darstellen (Unter-/Überdeckung).
Sind mehr als 9 Zeilen vorhanden, kann mit den eingeblendeten Pfeiltasten seiten- bzw. zeilenweise hoch- oder runtergeblättert werden.