Geben Sie den Zeitraum, die Anzahl benötigter Mitarbeiter und evtl. eine Bemerkung ein. Dabei können die Zeiten über für die Abteilung "zugelassenen" F2/Schicht-Zeiten geladen werden.
Zeiten können nur in den Zeiteinheiten z.B. 15min eingegeben werden, die im Mandanten festgelegt wurden. Generell erhöht die Plus-Taste (numerischer Block) die Uhrzeit um jeweils eine Zeiteinheit, die Minus-Taste verringert die Uhrzeit entsprechend.
Ein "+" hinter der Uhrzeit zeigt an, dass es sich um eine Uhrzeit des folgenden Tages handelt.
("00:00 +" = "24:00", "01:30 +" ist 1:30 Uhr des folgenden Tages)
Mit F2/Schicht-Zeiten erfolgt eine Auswahl der hinterlegten (Schicht-) Zeiten für diese Abteilung. Diese Zeiten können für die Planung übernommen werden.
Mit F3/Parameter einfügen kann ein Tages-Parameter in das aktuelle Feld eingefügt werden.
Mit F4/Laufzeitformel einfügen kann eine Laufzeitformel in das aktuelle Feld eingefügt werden.
Die Formel kann direkt im Eingabefeld bearbeitet werden, komfortabler ist dies mit F5/Formel bearbeiten möglich.
Bemerkung
Die hier eingetragene Bemerkung für den Tag wird im Dienstplan gedruckt. Beginnt die Bemerkung mit "==", so wird sie automatisch in neu geöffnete Wochen eingetragen, auch wenn die Bedarfs-Position laut Abteilung nicht kopiert wird.
Der in "Formel Anzahl" ermittelte Wert wird durch "@0" in die Bemerkung eingefügt. Der Wert der weiteren Formel kann mit "@1", "@2", "@3" und "@4" eingefügt werden. Sollen sowohl die Eckdaten als auch der ermittelte Personalbedarf ausgeweisen werden, kann der Eintrag z.B. "@1 Anreisen / @0 P" lauten.
Formel Anzahl
Die Formel für die Bedarfs-Anzahl wird angezeigt.
Formel 1 für Bemerkung
Der Wert @1 in der Bermerkung wird durch die hier eingetragene Formel berechnet.
Formel 2 für Bemerkung
Der Wert @2 in der Bermerkung wird durch die hier eingetragene Formel berechnet.
Formel 3 für Bemerkung
Der Wert @3 in der Bermerkung wird durch die hier eingetragene Formel berechnet.
Formel 4 für Bemerkung
Der Wert @4 in der Bermerkung wird durch die hier eingetragene Formel berechnet.
Zur Formeleingabe
In der Formel können die Operatoren *,/,+,- und ^ (Potenz) und % (Modulo) sowie Klammerausdrücke verwendet werden. Ebenso stehen u.a. folgende Funktionen zur Verfügung. Die Parameter der Funktionen sind durch ";" getrennt einzugeben.
Funktion | Beschreibung | Anzahl Parameter |
sqr | Quadrat | 1 |
sqrt | Wurzel | 1 |
int | ganzzahliger Anteil | 1 |
frac | Nachkommaanteil | 1 |
abs | Absolutwert (Wert ohne Vorzeichen) | 1 |
ceil | Aufrundung auf nächstgrößere ganze Zahl | 1 |
floor | Abrundung auf nächstkleinere ganze Zahl | 1 |
max | Maximum | n (beliebig) |
min | Minimum | n (beliebig) |
sign | Signum | 1 |
mod | Modulo (=Rest bei Division) | 2 |
le | LowerEqual-Test (Kleinergleich-Test) | 2 |
lt | Lower-Test (Kleiner-Test) | 2 |
ge | GreaterEqual-Test (Größergleich-Test) | 2 |
gt | Greater-Test (Größer-Test) | 2 |
eq | Equal-Test (Gleichheits-Test) | 2 |
roundto | Rundung auf beliebige 10er-Potenz (s.u.) | 2 |
geranges | Bereichsprüfung (s.u.) | 2n+1 |
ite | if-then-else-Bedingung | 3 |
epsle | LowerEqual-Test (Kleinergleich-Test) auf Bereich (s.u.) | 3 |
epslt | Lower-Test (Kleiner-Test) auf Bereich (s.u.) | 3 |
epsge | GreaterEqual-Test (Größergleich-Test) auf Bereich (s.u.) | 3 |
epsgt | Greater-Test (Größer-Test) auf Bereich (s.u.) | 3 |
Die Tests mit den Vergleichszeichen liefern als Ergebnis "1", wenn der Vergleich "wahr" ergibt, ansonsten "0".
"geranges" ist eine Funktion mit 2n+1 Parametern, die je nachdem in welchem Bereich der Wert liegt, ein Ergebnis zurückgibt (Format "geranges(x0;x1;y1;x2;y2;...;xn;yn)": Ist x0 größergleich x1, ist Ergebnis y1, ist x0 größergleich x2, ist Ergebnis y2 etc.
"roundto" rundet die Zahl auf eine 10er-Potenz. Auf welche 10er-Potenz gerundet wird, bestimmt der zweite Parameter. Ist dieser negativ wird also bzgl. Nachkommastellen gerundet (Beispiele: roundto(12.1234;-2) = 12.12, roundto(12.1234;1)=10).
Im Unterschied dazu kann die Formatierung mit einem ":", gefolgt von der Anzahl an Nachkommastellen, definiert werden.
Die eps-Tests vergleichen das erste Argument mit dem zweiten Argument und prüfen auf eine Abweichung hinsichtlich des dritten Arguments.
Um die Bedarfsparameter abzugreifen, benötigt man die Nummer des Bedarfsparameters. Voraussetzung an den Tages-Parameter ist hierbei natürlich, dass er unter (1.2.4) als Zahl definiert wurde (und nicht als Text). Die Nummer des Tages-Parameters muss mit vorangestelltem "B" in geschweiften Klammern angegeben werden.
Soll der Tages-Parameter des Vortags / Vorwoche / Vormonats / Vorjahres (und nicht des aktuellen Datums) ausgelesen werden, ist dies mit einem vorgestellten "V1" / "V10" / "V100" / "V1000" möglich; die "1" steht hierbei für die Anzahl (hier: 1) der Tage / Wochen / Monate / Jahre, die in die Vergangenheit (wie "V") zurückgegangen wird. "{V20B10}" beschreibt also beispielsweise den Tages-Parameter 10 vor zwei Wochen. Analog kann mit "Z" anstelle "V" ein zukünftiges Datum ausgelesen werden.
Laufzeit-Formeln
Bei der direkten Formel-Eingabe lassen sich auch sogenannte "Laufzeit-Formeln" eingeben, die erst bei der Planung im Wochenplan ihre Ergebnisse berechnen können (also quasi zur "Laufzeit"). Sie basieren auf der eigentlichen Planung, zählen also bestimmte Vorkommnisse die erst bei der Planung abgreifbar sind. Im Gegensatz zu den Tages-Parametern, die von {}-Klammern eingeschlossen sind, werden Laufzeitformeln mit einer []-Klammerung versehen. Die drei grundsätzlichen Kriterien, die dabei berücksichtigt werden, sind Abteilungsfunktionen, Schichten und Bemerkungen. Die Abkürzungen für die Kriterien sind "F" für Abteilungsfunktionen, "S" für Schichten und "K" für Bemerkungen (nicht "B", da "B" ja schon als Abkürzung für die Tages-Parameter reserviert ist). Um anzugeben, welche Abteilungsfunktion, Schicht oder Bemerkung betrachtet werden soll, wird die jeweilige Abkürzung, getrennt mit einem "_" angegeben. Es zählt beispielsweise "[F_010]" die geplanten AN mit der Abteilungsfunktion 010; "[S_SEF1]" die geplanten AN, die die Schicht "SEF1" zugewiesen haben.
Auch Kombinationen sind hierbei möglich: So kann eine Zählung von zu Schichten eingeteilten AN einer bestimmten Abteilungsfunktion erfolgen. Da Schicht UND Abteilungsfunktion entscheidend sind, wird sowohl bei den Kriterien als auch bei der Angabe von Schicht und Abteilungsfunktion ein zusätzliches "&" eingefügt. Es können mit "[S&F_SEF1&010]" die AN gezählt werden, die die Schicht SEF1 zugewiesen haben und gleichzeitig der Abteilungsfunktion 010 angehören.
Analog ist die Kombination von Schicht UND Bemerkung mittels "S&K" sowie die Kombination von Bemerkung UND Abteilungsfunktion mittels "K&F" möglich.
Die Zählung erfolgt unabhängig von der geplanten Zeit, es werden ausschließlich die Vorkommnisse gezählt. Soll die Zeit berücksichtigt werden kann der jeweiligen Abkürung ein ".FTE" nachgestellt werden (erst danach der "_"). Analog zu den Statistiken werden die Stunden der Planung gezählt und durch die im Mandantenstamm definierten "Stunden pro Tag" geteilt. Eine reine minutengenaue Zählung ist mit dem Zusatz ".MIN" möglich. Eine finanzielle Betrachtung ist mit dem Zusatz ".EUR" möglich, wobei der Stundenlohn als Multiplikator verwendet wird. Ist kein Stundenlohn eingetragen, wird der Basislohn durch die hinterlegten Stunden/Monat geteilt.
Eine weitere Möglichkeit der Zählung basiert auf den in den Abteilungen definierten Zeitspannen. Hierbei wird die Anzahl der beschäftigten Arbeitnehmer einer Abteilungsfunktion während einer Zeitspanne gezählt. Dies geschieht mittels dem nachgestelltem Zusatz ZD1 bis ZD3 für die drei in der Abteilung definierten Zeitspannen. Beispielsweise zählt [F.ZD1_010] die Arbeitnehmer mit der Abteilungsfunktion 010, die während der in der Abteilung definierten "Zeitspanne 1" arbeiten.
Als abkürzende Schreibweise kann eine Aufzählung innerhalb einer Laufzeitformel durch "<"+Argument1+","+Argument2+"," ...+">", also beispielsweise "[S_<FOF1,FOF2,FOF3>]" für die Schichten FOF1, FOF2 und FOF3 eingegeben werden. Ebenso kann ein Bereich von Abteilungsfunktionen mit einem "-" eingegeben werden, d.h. beispielsweise [F.ZD1_030-099] für alle Abteilungsfunktionen von 30 bis 99. Eine rein numerische Aufzählung kann auch durch "<NUM:1..n>" abgekürzt werden. Sollen die Zahlen (wie bei einer Zimmerzählung) addiert werden, ist dies durch die Abkürzung "<NUM&*:1..n>" umsetzbar.
Praxis-Beispiel Housekeeping:
Ansatz:
(Abreisezimmer * 30min) + ("Bleibezimmer" * 20min) dividiert durch 8 Std ergibt Personenanzahl (Vollzeit)
Ausführlich:
Die Tages-Parameter "1=Abreisen" und "2=Belegte Zimmer" seien definiert und können demnach mit "{B1}" für Abreisen und "{B2}" für belegte Zimmer abgefragt werden. Es sollten nun anhand dieser Tages-Parameter 5 Zeilen im Bedarfsplan resp. in Wochenplan als Bemerkungszeilen hinzugefügt werden (Zeile A bis Zeile E) .
Ermittelt werden sollen die zu reinigenden Zimmer (Zeile A) sowie die jeweils (Zeile B und C) und insgesamt (Zeile D) benötigten Zeiten (in Minuten) unter der Voraussetzung, dass eine Reinigung für ein Abreise-Zimmer 30 Minuten und für ein belegtes Zimmer 20 Minuten Zeit in Anspruch nimmt. Schließlich soll ermittelt werde, wie viele 8-Stunden Arbeitskräfte (Zimmermädchen) zur Reinigung benötigt werden (Zeile E).
Zeile A: Es soll die Summe beider Tages-Parameter ermittelt werden , also "{B1}+{B2}" (auch über Funktionstasten möglich)
Zeile B: Die Dauer der zu reinigenden Abreise-Zimmer wird durch Multiplikation von {B1} mit 30 ermittelt, also "{B1}*30" (nicht mehr per Funktionstaste möglich)
Zeile C: Analog zu Zeile B folgt "{B2}*20"
Zeile D: Die Summe aus Zeile B und C, also "{B1}*30+{B2}*20"
Zeile E: Zeile D muss auf 8 Stunden Arbeitskräfte aufgeteilt werden. Daher muss die ermittelte Minutenanzahl durch 480 geteilt werden, also "({B1}*30+{B2}*20)/480". Das Ergebnis ist eine Dezimalzahl, also sollte eine Formatierung erfolgen. Soll das Ergebnis mit einer Nachkommastelle angezeigt werden, dann "({B1}*30+{B2}*20)/480:1". Im Unterschied zu "roundto( ({B1}*30+{B2}*20)/480 ; -1)" wird mit ":1" immer eine Nachkommastelle angezeigt. ("960/480:1" liefert "2,0", "roundto(960/480;-1)" liefert "2".)
Die Formeln werden in den 5 Zeilen im Bedarfsplan im Feld "Formel 1 für Bemerkung (@1)" eingetragen. Im Feld Bemerkung wird mit "@1" auf sie verwiesen, evtl. gefolgt von einer Einheit, also bei Zeile B bis D "@1 Min.".
Erweiterung des Beispiels um Laufzeit-Formeln.
Werden Zimmermädchen durch eine eigene Abteilungfunktion repräsentiert (z.B. 035), kann man dem oben errechneten Wert die eingeteilten Zimmermädchen gegenüberstellen.
Zeile F: "[F_035]" zählt die Zimmermädchen.
Zeile G: "[F.MIN_035]/480:2" rechnet die Gesamtarbeitszeit der Zimmermädchen um in einen Vergleichswert zu dem in Zeile E errechneten Richtwert.
Werden die eingesetzten Schichten (beispielsweise "HKF1" und "HKF2") auch für Hausdamen verwendet, sollen diese aber bei der Zählung unberücksichtigt bleiben, könnte die Notation "S&F" benutzt werden:
Zeile F: "[S&F_HKF1&035]+[S&F_HKF2&035]" zählt die Zimmermädchen mit den Schichten "HKF1" und "HKF2".
Zeile G: "([S&F.MIN_HKF1&035]+[S&F.MIN_HKF2&035])/480:2" analog zu oben.
In der Praxis würden natürlich nicht alle errechneten Zeilen angezeigt; dies sollte lediglich die Herleitung verdeutlichen.
Hinweis: Bei einem PMS-Import von Anreisen, Abreisen und belegten Zimmern würde der Tages-Parameter Bleibezimmer nicht benötigt, sondern die Differenz "belegten Zimmer"-"Anreisen" aus den importierten Tagesparametern ermittelt.
Praxis-Beispiel Service (Kosten):
Ansatz:
Berechnung der Kosten für Aushilfen und Fremdfirmen
Ausführlich:
Seien Aushilfen mit der Abteilungsfunktion "060" und Fremdfirmen mit der Abteilungsfunktion "080" geschlüsselt.
Um die Kosten in einer Zeile, aber dennoch getrennt darstellen zu können, ist die Darstellung einer Addition sinnvoll.
In dem Feld Bemerkung wird also "@1 + @2 = @3" eingegeben. Dabei soll "@1" die Summe der Aushilfs-Kosten und "@2" die Summer der Fremdfirmen-Kosten berechnen. Die erste Formel lautet "[F.EUR_060]:2", die zweite "[F.EUR_080]:2" und die Summe der beiden ergibt den Ausdruck für die dritte Formel
"[F.EUR_060]+[F.EUR_080]:2".
Eine Realisierung setzt natürlich eine Hinterlegung des Stundenlohns für Fremdfirmen voraus. Evtl. müssen wegen unterschiedlichen Stundensätzen (je nach Tätigkeit) bei dergleichen Fremdfirma mehrere Fremdfirmen-AN-Stamm-Sätze angelegt werden.
Praxis-Beispiel Service (Frühstücke):
Ansatz:
Zählung der zum Frühstück eingeteilten Mitarbeiter und Gegenüberstellung zu einer berechneten Richt-Anzahl.
Ausführlich:
Der Tages-Parameter "10=Frühstücke" sei definiert und kann demnach mit "{B10}" abgegriffen werden. Pro 20 Frühstücke wird ein Mitarbeiter benötigt. In der Praxis könnte auch mit dem geranges-Befehl ein Staffelung eingetragen werden, die nicht-linear ist.
Zu der Abteilung Service existiere eine Unterabteilung "Frühstück", d.h. eine Abteilungsfunktion (hier: 032), bei der alle Mitarbeiter auch im Frühstücksbereich arbeiten. Zusätzlich werden Aushilfen und Azubis mit der Bemerkung "FS" zum Frühstück eingeteilt. In der Praxis würde die Abteilungsfunktion in derselben Farbe dargestellt wie die Bemerkung "FS".
In der Bemerkung sollen zwei Werte gegenübergestellt werden also "@1 : @2". Für die erste Formel ist der Tages-Parameter durch 20 zu teilen, also "{B10}/20:1" (mit einer Nachkommastelle). Die zweite Formel ist Laufzeit-Formel und lautet "[F_032]+[K_FS]". Da die Bemerkung erst zur Laufzeit ermittelt werden kann, wird in der Zelle "Laufzeit-Formel" angezeigt.
Komplexe Erweiterung des Ansatzes:
Aus dem Tages-Parameter "15=Gäste im Haus" sollen die Frühstücke des Folgetages ermittelt werden, unter der Vorraussetzung das 85% der Gäste zum Frühstück kommen. Basierend auf der Gäste-Anzahl soll als Richtwert für die Mitarbeiter-Anzahl zur Kern-Frühstückszeit zwischen 8:00-9:30 Uhr folgende Grundlage gelten: grundsätzlich 2 MA; ab 40 Gäste 3 MA; ab 60 Gäste 4 MA; ab 90 Gäste 5 MA; ab 120 Gäste 6 MA. Der errechnete Wert soll mit der Anzahl an eingeteilten Mitarbeitern, die zu der Zeit arbeiten abgeglichen werden, allerdings ohne Praktikanten (Abteilungsfunktion=080) zu zählen. Es soll ersichtlich sein, ob basierend auf dem Richtwert zu wenig oder ausreichend viele MA eingeteilt sind.
Realisierung:
Der Tages-Parameter vom Vortag kann mit "{V1B15}" abgeriffen werden. Die 85% einbezogen ergibt "{V1B15}*0.85". Mit der Staffelung zur Berechnung des Richtwertes folgt schließlich
"geranges({V1B15}*0.85;0;2;40;3;60;4;90;5;120;6)"
als Formel für den Richtwert.
Nachdem in der Abteilung unter 1.2.2 die Kernzeit für das Frühstück eingetragen wurde, kann die MA-Anzahl basierend auf den Abteilungsfunktionen 010 bis 079 und 090 bis 099 (oder eben die letzte Abteilungsfunktion) ermittelt werden durch
"[F.ZD1_010-079]+[F.ZD1_090-099]".
In Wochenplan werden nun diese beiden Zahlen gegenübergestellt (und je nach Vorzeichen der Differenz der Zahlen soll eine farblich Färbung der Zahlen erfolgen).
Die erste Formel ist also der Richtwert, gefolgt von einem ":1" für eine Nachkommastelle und die zweite Formel die MA-Anzahl. In der dritten Formel wird nun die Differenz der errechneten Formeln gebildet, also
"geranges({V1B15}*0.85;0;2;40;3;60;4;90;5;120;6) - ([F.ZD1_010-079]+[F.ZD1_090-099])".
Für das Bemerkungsfeld existieren verschiedene Möglichkeiten, womit auch die Benutzung der ||.||-Notation zur farblichen Darstellung erklärt werden soll
a) "@3" zeigt die Differenz aus errechneten und geplanten MA (positiv = mehr errechnet als eingesetzt; negativ = weniger errechnet als eingesetzt)
b) "||@3||c" zeigt den Betrag der Differenz aus errechneten und geplanten MA (Differenz positiv => grün = mehr errechnet als eingesetzt; Differenz negativ => rot = weniger errechnet als eingesetzt)
c) "@1 : @2 \||@3||c" zeigt die errechnete und die geplante MA-Anzahl und färbt entsprechend des Vorzeichens der Differenz, ohne den Betrag der Differenz anzudrucken.
d) "@1 : @2 \||@4||c" mit @4=min(0;@3), also @4="min(0;geranges({V1B15}*0.85;0;2;40;3;60;4;90;5;120;6) - ([F.ZD1_010-079]+[F.ZD1_090-099]))" zeigt die errechnete und die geplante MA-Anzahl und färbt die Werte nur dann rot, wenn die Differenz negativ ist, also nur wenn weniger errechnet als eingesetzt wurden.
Wird das "c" durch "C" ersetzt wechselt anstelle der Schriftfarbe die Hintergrundfarbe. Die ||.||-Notation kann ausschließlich in der Bemerkung verwendet werden und das Argument muss ein @-Ausdruck sein (also ||@1|| bis ||@4||).
Alternative für Stadthotels:
Ist die Anzahl der gebuchten Inklusiv-Frühstücke bekannt und liegt als Tages-Parameter (20) vor, könnte man neben den Exklusiv-Frühstücken
{V1B15}-{B20}
auch die Anzahl der zu erwartenden Frühstücksgäste ermitteln, wenn etwa 15% der Exklusiv-Frühstücks-Gäste ebenfalls zum Frühstück kommen:
{B20} + ({V1B15}-{B20})*0.15
Praxis-Beispiel Front Office:
Ansatz:
Farblicher Hinweis, wenn nicht ausreichend Schichtleiter (hier 2) pro Schicht eingeteilt wurden.
Ausführlich:
Seien Schichtleiter mit der Abteilungsfunktion "030" geschlüsselt. Die Schicht für den Frühdienst wurde mit "FOF1" und für den Spätdient mit "FOS1" angelegt. Somit ergibt "[S&F_FOF1&030]" die Anzahl der Schichtleiter im Frühdienst, entsprechend "[S&F_FOS1&030]" für den Spätdienst.
In einer Zeile sollen die Schichtleiter im Früh- und Spätdienst angezeigt werden und das Feld soll rot werden, falls weniger als 2 eingeteilt wurden. Daher ist im Feld Bemerkung also "@1 - @2" einzugegeben; "@1" ist "[S&F_FOF1&030]" und "@2" ist "[S&F_FOS1&030]".
Für die farbliche Warnung wird "@3" definiert mittels "-( lt([S&F_FOF1&030];2)+lt([S&F_FOS1&030];2) )" und die Bemerkung muss ergänzt werden um "\||@3||C".
Info-Zeilen/Bedarfsermittlung im Dienstplan