Fehlsymbol

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Fehlsymbole stellen Fehlzeiten im Dienstplan, die nicht mit konkreten Zeiten hinterlegt werden, sondern mit einem Kürzel (max. 2 Buchstaben) hinterlegt werden. Dies sind z.B. Ausgang, Urlaub, Krankheit, Guttag usw.
Die Fehlsymbole können konkret für den Mandanten (Mandantenstamm: Fehlsymbole für Mandant = "Ja") angelegt werden oder es wird auf die globalen Fehlsymbole zurückgegriffen für die Mandanten ohne "eigene" (Fehlsymbole für Mandant = "Nein") .
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Beispiele/Erläuterung
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​ Symbol
Das Symbol besteht aus einem oder zwei Zeichen.
Beispiel: AG für Ausgang, AW für Wunsch-Ausgang, AF für Ausgang während einer Fehlzeit wie Urlaub/Krank, U für Urlaub, K für Krank...
(Für DATEV-Fehlzeiten-Export siehe Kürzel: Datev-Export Export-Variante 4).
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Existiert eine Verknüpfung mit dem Filosof-LOHN, müssen dort die zu übergebenden Fehlzeiten-Symbole festgelegt werden.
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Das Löschen eines Fehlsymbols ist nur möglich, wenn dieses in Erfassungen (Mustern) nicht verwandt wurde.
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Nach Anwahl einer Fehlzeit werden im unteren Bereich die Farben und die zugeordneten Fehlzeiten angezeigt.
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​ Bezeichnung
Diese Bezeichnung wird in der Kalenderübersicht als Hinweis angezeigt.
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​ Berechnung Fehlstunden

zu 1: Für den Fehltag werden die Stunden abgestellt, die im AN-Stamm im Feld "Fehlsymbol-Stunden" festgelegt wurden.
zu 2,3: Antrag Guttage (Mandantenstamm)
zu 5: nur Tage mit diesem Fehlstundenschlüssel werden als Urlaubstage gezählt und beim Urlaubsantrag berücksichtigt (Antrag Urlaub / Mandantenstamm)
zu 6: nur Tage mit diesem Fehlstundenschlüssel werden als 0,5 Urlaubstage gezählt und beim Urlaubsantrag berücksichtigt (Antrag Urlaub / Mandantenstamm)
zu 7: Der Tag wird nur mit einen Symbol als Arbeitstag gekennzeichnet UND erhöht die Guttage um 1.
zu 8: nur Tage mit diesem Fehlstundenschlüssel werden beim "Antrag Sonderurlaub" (Mandantenstamm) berücksichtigt
zu 9: an Werktagen werden "zur Auffüllung" der Wochenarbeitszeit die Stunden pro Tag des ANs abgestellt. Am Wochenende und an Feiertagen werden keine Stunden abgestellt. Im LOHN-Export wird zwar der gesamte Zeitraum abgestellt als Tage aber nur die Werktage (Tage mit Stunden) z.B. für Beschäftigungsverbot.
zu 10: Es werden keine Stunden abgestellt. Im LOHN-Export wird zwar der gesamte Zeitraum mit der Anzahl der Kalendertage abgestellt z.B. für Mutterschutzfrist. (Die Wochenarbeitszeit muss in betroffenen AN-(Teil-)Wochen korrigiert werden.
zu 11: Es handelt sich um KRANKHEIT des AN. Bei dem Export für FILOSOF-LOHN wird nun bei Krankheit auch der letzte Arbeitstag (LAT) ermittelt. Dazu müssen Fehlsymbole, die doch einen Arbeitstag darstellen wie Berufsschule, CrossTraining etc. in "Anfangzeit für Regeln" eine Uhrzeit aufweisen. Ein Bruchtag (AN nimmt Arbeit auf und ist den Rest des Tages KRANK) ist als "Doppelschicht" mit tatsächlicher Arbeitszeit und dann restliche Stunden "K" zu buchen.
zu 12: Für die korrekte Ermittlung des "letzten Arbeitstag" im Krankheitsfalle, wird die Information benötigt, ob sich nur um eine "Pseudo-Fehlzeit" handelt wie "Dienstreise", "Cross-Training" etc. Diese Pseudo-Fehlzeiten sind also mit der "12" zu kennzeichnen. (Sollte der Bruchtag (siehe zu 11) als eigenes Fehlsymbol hinterlegt werden, ist auch bei diesem die "12" zu hinterlegen).
zu 14 = Die Ausgangstage (Wochenende und Feiertage) der Woche / des Monats / des Jahres werden in 3.7. hinterlegt und müssen bei jedem „Ausgang“ (auch bei Feiertag) reduziert werden. Auch die Folge-Lohnarten bei Urlaub (UA), Krankheit (KA), Berufsschule (BA) etc. müssen mit dieser Kennzahl versehen werden. (Im Feld "Guttage" werden also z.B. bei Verträgen mit 5,5 Tage-Woche die noch nicht genommenen "Ausgangstage" verwaltet.)
zu 16: Für Stundenkräfte werden bei Zuweisung des Fehlsymbols die Stunden pro Tag (aus dem AN-Stamm) hinterlegt. Für alle übrigen Arbeitnehmer wird das Fehlsymbol mit Null Stunden zugewiesen. Dabei sind Stundenkräfte definiert als solche, die als Stundenregelung die 3 (geleistete Stunden), als Personengruppe die 101 und als Stunden pro Monat die Monatsstunden (insbesondere ungleich Null) hinterlegt haben. Ist in dem AN-Stamm-Feld "Std. für Feiertags-Korrektur" die 0 (ohne effektive Wochenstunden) hinterlegt, erfolgt ebenfalls eine Zuweisung von Null Stunden.
zu 17: Bei Stundenkräften wird das Fehlsymbol mit Null Stunden zugewiesen. Für alle übrigen Arbeitnehmer wird das Fehlsymbol mit den Stunden pro Tag (aus dem AN-Stamm) zugewiesen, also quasi das Komplement zu 16.
zu 18: Analog zu 0 werden keine Stunden abgestellt. Es kann jedoch zwischen einem regulären Frei- bzw. Ausgangstag und einem zusätzlichen freien Tag (aufgrund von Überstunden) unterschieden werden, was beispielsweise für die Ermittlung der Überstunden-Abbau-Tage in der Saldenübersicht zwingend notwendig ist.
zu 19: wie 1 mit einer Auswertungsmöglichkeit per Saldenübersicht (6.1)
zu 20: wie 1 mit einer Auswertungsmöglichkeit per Saldenübersicht (6.1)
zu 21: nur Tage mit diesem Fehlstundenschlüssel werden beim "Antrag Sonderurlaub" (Mandantenstamm) berücksichtigt, jedoch im Gegensatz zu 8 mit der Hälfte an Stunden.
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​Feste Fehl-Stunden
Bei "Berechnung Fehlstunden" = "4" muss die Stundenanzahl für die Abwesenheit eingetragen werden z.B. 6:00 für Berufsschule.
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​ Hotkey-Position Dienstplan
Zum schnellen Erfassen häufig benötigter Fehlzeiten im Dienstplan kann die angewählte Fehlzeit auf einen der acht "Hotkeys" der Erfassungsmaske gelegt werden. Zulässig sind die Zahlen 1 bis 24, womit maximal 3 Seiten à 8 Fehlsymbole im schnellen Zugriff verfügbar sind. Bleibt eine Seite (z.B. 17-24) ohne Zuordnung, so wird diese leere auch Seite nicht dargestellt. Soll das Fehlsymbol im Wochenplan nicht mehr verwendet werden, ist eine 99 einzutragen, womit es in jeder F7-Auswahl ausgeblendet wird.
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​ Hotkey-Position Jahresplan
Zum schnellen Erfassen häufig benötigter Fehlzeiten im Jahresplan kann die angewählte Fehlzeit auf einen der acht "Hotkeys" der Erfassungsmaske gelegt werden. Zulässig sind die Zahlen 1 bis 24, womit maximal 3 Seiten à 8 Fehlsymbole im schnellen Zugriff verfügbar sind. Bleibt eine Seite (z.B. 17-24) ohne Zuordnung, so wird diese leere auch Seite nicht dargestellt. Soll das Fehlsymbol im Jahresplan nicht mehr verwendet werden, ist eine 99 einzutragen, womit es in jeder F7-Auswahl ausgeblendet wird.
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​ Stundenberechnung

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​ Fehlsymbol bei Ausgang
Wird die Fehlzeit, bei der generell Stunden berechnet werden (z.B. "K"), aus dem LOHN übertragen für Tage, bei denen als Muster AUSGANG hinterlegt ist, wird der Tag mit diesem "alternativen" Fehlsymbol (z.B. "KA") versehen und keine Stunden abgestellt. Gleiches gilt für Feiertage und - falls entsprechender Schalter im Mandantenstamm gesetzt ist - auch am Wochenende. Erfassungen im Jahresplan übersteuern diesen Verhalten an Feiertagen (es wird das Symbol aus dem Jahresplan verwendet); am Wochenende entscheidet der Schalter im Mandantenstamm.
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​ Fehlsymbol für Umwandlung
In den Wochenplänen und im Jahresplan kann unter 3.3.4 oder alternativ per Funktionstastenzuweisung eine Fehlsymbol-Umwandlung durchgeführt werden. Diese ersetzt das Fehlsymbol durch das hier eingetragene. Damit kann beispielsweise ein geplanter Urlaub markiert und per Funktionstaste in genehmigten Urlaub umgewandelt werden.
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​ Lohnart
Soll diese Fehlzeit beim Export-Lohn abgestellt werden, tragen Sie hier (max. 5-stellig) die gewünschte Lohnart ein. Bei Verknüpfung mit dem FILOSOF-LOHN kann die Auswahl mit F7/Auswahlbutton erfolgen; die Eingabe ist dann max 3-stellig. Handelt es sich um ein "Fehlsymbol bei Ausgang", ist keine Lohnart einzutragen.
​ Sollen die Berufsschultage, die im LOHN mit (mehr-)wöchentlichem Rhythmus hinterlegt sind, wieder für den LOHN exportiert werden, muss eine andere Lohnart(ennummer) genutzt werden, die nicht nochmals die Kostgeldtage/Anwesenheitstage kürzt.
Export Lohndaten
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​ Fehlsymbol-Gruppe

Die Gruppen mit Einschränkungen können bei den Benutzer(gruppe)-Rechten unter dem Systempunkt "Fehlzeiten (?) buchbar" von der Benutzung ausgeschlossen werden (Hotkey nicht gefüllt, nicht kopierbar, nicht löschbar).
Im Jahresplan werden diese Fehlsymbole bei Übernahme aus dem LOHN direkt in der gesamten Jahreszelle angezeigt.
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​ Symbolfarbe
Hier wird die Farbe festgelegt, die bei der Darstellung des Fehlsymbols verwendet werden soll. Dies betrifft die Wochenplanung, den Dienstplan-Druck (s.u.) und den Jahreskalender. (Schwarz und Weiß sind nicht zulässig.)
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​ Farbstufe für Anzeige
Für die Anzeige / Erfassung des Wochenplans kann die Farbintensität der Fehlsymbol-Farbe eingestellt werden. Standardmäßig wird die "Vollfarbe" verwendet. Die einzelnen Stufen hellen die Farbe auf (je höcher die Stufe, desto heller die Farbe auf dem Bildschirm).
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​ Farbstufe für Druck
Standardmäßig ist für den Dienstplan-Druck eines Fehlsymbols keine farbliche Darstellung eingerichtet (Hintergrund des Fehlsymbols ist transparent). Sollen auch beim Ausdruck die Fehlsymbole farbig dargestellt werden, tragen Sie hier die Helligkeit der Farbe ein. Dabei druckt "0" die "Vollfarbe" unverändert, die einzelnen Stufen hellen die Farbe auf (je höcher die Stufe, desto heller die Farbe im Ausdruck).
Insbesondere können somit gleichartige Fehlsymbole in unterschiedlichen Abstufungen einer Farbe dargestellt werden.
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​ Farbstufe für Druck Jahresplan
Für den Druck des Jahresplan können hier die Farbstufen definiert werden. Da im Ausdruck keine Bezeichnungen dargestellt werden, wird so eine Unterscheidung durch die Farbstufen ermöglicht.
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​ Symbol für Dienstplandruck
Ausschließlich für den Dienstplandruck kann ein abweichendes "Datenschutz"-Symbol hinterlegt werden. Ist hier kein abweichendes Symbol eingetragen, erfolgt der Ausdruck des Fehlsymbols.
Ist für das "Datenschutz"-Symbol eine farbliche Darstellung gewünscht, so kann das Symbol als Fehlsymbol angelegt werden: Neben der Farbe ist dann in den Feldern Position jeweils eine 99 einzutragen, damit das Fehlsymbol vom Abteilungsleiter nicht zugewiesen werden kann.
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​ Symbol für Export
Für den Export von Zeiten (Menüpunkt 7.4) kann ein Export-Symbol hinterlegt werden. Ist kein "Symbol für Export" eingetragen, erfolgt auch kein Export dieser Fehlzeit, d.h. ggf. muss das "Symbol" (oben) auch als "Symbol für Export" eingetragen werden.
Für den Datev-Export (Menüpunkt 7.3, Variante 5) kann neben einer Lohnart zusätzlich ein Export-Symbol hinterlegt werden. Dieses Symbol wird dann anstelle des Fehlsymbols in die Datev-Datei geschrieben. (Ist also kein "Symbol für Export" eingetragen, wird das eigentliche Fehlsymbol verwendet). Sollen Fehlsymbol UND Lohnart exportiert werden, ist vor dem Exportsymbol ein "+" einzutragen.
Für bestimmte Arten von Export Lohn (Menüpunkt 7.2 / Siehe Hilfe dort) erfolgt bei Hinterlegung einer Lohnart die zusätzliche Abstellung der Fehlzeit als Stunden in der entsprechenden Stunden-Export-Datei. Der Eintrag ">>>" verhindert den Eintrag in der Fehlzeiten-Export-Datei, sondern trägt nur die Stunden (mit der hinterlegten Lohnart) in Stunden-Export-Datei ein.
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​ Position Wochenstatistik
Für die Wochenstatistik (4.9.1) können die (alle) Fehlsymbole durch Vergabe von Positionsnummern sortiert werden. Wird keine Positionsnummer vergeben, werden alle Fehlsymbole alphabitisch sortiert. Wird (auch nur) eine Positionsnummer vergeben, werden alle (übrig bleibenden) Fehlsymbole mit Positionsnummer = "0" in einer Zeile "Sonstige" zusammengefasst.
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​ AN-Zaehlung Wochenstatistik
In der Wochenstatistik (4.9.1) wird die Summe aller Mitarbeiter der Abteilung gebildet. Hier können Sie festlegen, ob auch die AN in dieser Fehlzeit gezählt werden. (So sollen z.B. AN in Elternzeit nicht gezählt werden.)
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​ FTE-Zählung
In der FTE-Auswertung (6.5) wird die Summe der Arbeitsstunden durch Arbeitstage und Stunden pro Tag dividiert. Sollen zu den Arbeitsstunden auch die Stunden des Fehlsymbols addiert werden, ist hier ein "Ja" einzutragen.
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​ Erholungstag
Für den Regelverstoß zur Ermittlung der "Arbeitstage ohne Unterbrechung" werden die Fehlsymbole als Unterbrechung gewertet, die als Erholungstag definiert sind. (Beispielsweise bei Ausgang und Guttageabbau sollte das der Fall sein, aber nicht bei Berufsschule.)
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​ Darstell. Url.-Antrag
Bei "Ja" wird dieses Symbol in der Monats-/Jahresübersicht des (Sonder-)Urlaubs- und Guttage-Antrages ausgewiesen.
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​ Anfangszeit für Regeln
Bei der Abprüfung von Regelverstößen im Wochenplan wird u.a. die Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen untersucht. Beginnt dabei der zweite Tag mit einem Fehlsymbol wie Berufsschule, die ab einer bestimmten Uhrzeit beginnt, kann die Anfangszeit der Fehlzeit hier eingetragen werden. Für die Ermittlung des letzten Arbeitstages bei KRANK sollten alle Fehlsymbole, die doch einen Arbeitstag darstellen wie Berufsschule, CrossTraining etc. in diesem Feld eine Uhrzeit aufweisen.
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​ Kalender-Sperre
Wurden Kalender-Infos der Stufe 3 (Sperre) hinterlegt, können bestimmte Fehlsymbole zur Eingabe im Jahresplan gesperrt werden. Diese Fehlsymbole sind hier mit "Ja" zu kennzeichnen.
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​ Beantragbar via App
Wird die Mitarbeiter-App genutzt, kann hier bestimmt werden, ob das Fehlsymbol in der Mitarbeiter-App als Fehlzeit beantragt werden kann (Ja) oder nicht (Nein).
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​ Überschreiben bei Antrag
Hiermit kann gesteuert werden, ob bei einem Antrag aus der MA-App ein im Jahresplan hinterlegtes Fehlsymbol innerhalb des Antragszeitraums durch das Fehlsymbol des Antrags überschrieben wird (Überschreiben bei Antrag="Ja") oder erst manuell gelöscht werden muss (Überschreiben bei Antrag="Nein"), bevor der Antrag aus der MA-App genehmigt werden kann.
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Beispiele/Erläuterungen
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(Für DATEV-Fehlzeiten-Export siehe Kürzel: Datev-Export Export-Variante 4).
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​ Bruchtag (1. Kranktag, an dem noch teilw. gearbeitet wird)
Für die Lohnbuchhaltung bzw. die LFZ-Erstattung nach AAG ist im Krankheitsfalle festzustellen, wann der letzte Arbeitstag vor der Krankheit war (im Falle Bruchtag also der 1. Kranktag).
Die einfachste Variante ist die Buchung als "Doppelschicht" mit tatsächlicher geleisteter Arbeitszeit und die restlichen Stunden als "KRANK".
Als Alternative kann auch für diesen Tag ein separates Fehlsymbol genutzt werden mit "Berechnung Fehlstunden" = "12". Als Lohnart für den FILOSOF-LOHN kann trotzdem die "KRANK-LOHNART" genutzt werden.
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