hotelkit

​
Im Rahmen der Kooperation von hotelkit und Filosof ist es möglich, aus dem Filosof Dienstplan Programm heraus Nachrichten (Übergaben) sowie Soll-Dienstpläne einzelner Arbeitnehmer oder ganzer Abteilungen über das hotelkit-System zu versenden.
​
Voraussetzungen
Im Mandanten-Stamm ist die hotelkit-CustomerID eingetragen, ebenso in den Tool-Parametern. Alle an hotelkit teilnehmenden Arbeitnehmer müssen im AN-Stamm auf hotelkit-Teilnahme ("2" im Feld Ausgabemedium) stehen. Bei Filosof-Lohn-Anbindung müssen die Felder AUSGABEMEDIUMABR und HKUSER von der Synchronisation mit der Lohnbuchhaltung ausgeschlossen sein (wird i.d.R. vom Filosof-Support durchgeführt).
​
Zuordnung der hotelkit User ID’s
Damit die Arbeitnehmer von beiden Systemen korrekt zugeordnet werden können, werden die hotelkit-UserID‘s per Schnittstelle automatisch in den Filosof Dienstplan Arbeitnehmer(AN)-Stamm übertragen.
Die UserID im AN-Stamm (1.3) dient zur Identifizierung des Mitteilungenempfängers. Diese UserID muss durch die Dienstplan-Administration zusätzlich in den Benutzer-Optionen (Menüpunkt 8.1.4.1) der Dienstplaner (Abteilungsleiter) hinterlegt werden, damit auch der Mitteilungenversender identifiziert werden kann.
​
Definition von Textvorlagen für Mitteilungen
Im Menüpunkt 8.6.8 können Textvorlagen für Mitteilungen definiert werden. Diese können beim Versand einer Mitteilung hinzugeladen werden.
​
hotelkit als Funktionstaste im Wochen- und Jahresplan
Damit die Dienstplaner/Abteilungsleiter aus den Wochen- und Jahresplänen heraus per Knopfdruck eine hotelkit-Mitteilung versenden können, ist es zu empfehlen "hotelkit" als Funktionstaste (1.2.9) für den Soll-Wochenplan und den Jahresplan zu hinterlegen.
Als Alternative zu einer konkreten hotelkit-Mitteilung kann das „Kontextmenü hotelkit" auf eine Funktionstaste gelegt werden. Damit bekommt der Abteilungsleiter beim Betätigen der Funktionstaste im Wochen/Jahresplan alle möglichen hotelkit-Mitteilungen angezeigt und kann die gewünschte Mitteilung wählen. Wird keine Funktionstaste belegt, können die hotelkit-Funktionen im Wochenplan über den Menüpunkt 6.H aufgerufen werden.
​
Grundsätzlich gibt es drei unterschiedliche hotelkit-Mitteilungen:
- Nachrichten
- Abteilungsdienstpläne (die Dienste der Kollegen aus der Abteilung sind sichtbar)
- Arbeitnehmerdienstpläne (der Arbeitnehmer sieht nur seine Dienste)
​
Diese Mitteilungen können an verschiedene Empfängergruppen verschickt werden: An alle "effektive" Abteilungsmitarbeiter, an manuelle Empfänger, oder an alle markierten Empfänger. Mit „effektiven Mitarbeitern“, sind alle Arbeitnehmer gemeint, die in der vorliegenden Woche mit Arbeitszeit geplant sind. Arbeitnehmer, die z.B. die ganze Woche im Urlaub sind, würden mit dieser Art keinen Dienstplan erhalten. Mit der Art „manuelle Empfänger“ müssen die Empfänger im hotelkit Dialog einzeln ausgewählt werden. Die Art „markierte Empfänger“ versendet die Mitteilung an alle im Wochen/Jahresplan markierten Arbeitnehmer.
​
Neben dem Versand einer Mitteilung aus den Wochen- und Jahresplänen besteht in den Stammdatendialogen und aus dem Hauptfenster heraus die Möglichkeit, per Tastenkombination Shift+F5 eine hotelkit-Nachricht zu verschickt.
​