Um Personaldokumente für einen Arbeitnehmer nach beliebigen Themen oder Bereichen gruppiert ablegen zu können, werden hier Kategorien definiert.
Einige Beispiele für Kategorien sind:
- Abmahnungen
- Krankmeldungen
- Abwesenheiten (z.B. Kur)
- Arbeitsverträge (und Anpassungen)
- Nachweise (Kinder, Schwerbeh., Freibetrag, Steuer-ID)
- MA-Gespräch
- Bewerbung (für Bewerbungsunterlagen)
- Abrechnungen
- DEÜV-Meldungen
- Lst-Bescheinigung
- Zertifikate
- (allg.) Schriftverkehr
- Datenschutz
- Urlaub
Bezeichnung
Hier muss die Kurzbezeichnung der Kategorie eingetragen werden, wie die Beispiele von oben (ohne Klammerntext)
Beschreibung
Eine genauere Beschreibung der Kategorie - (auch den Text innerhalb der Klammern von obigen Beispielen)
Kategorie-Gruppe
Sollen bestimmte Kategorien gegen Zugriff geschützt werden, so ist dies über Kategorie-Gruppen möglich, für die in der Benutzergruppe jeweils ein Recht gesetzt werden kann. Unter 8.1.3 gibt es die Produktrechte "Zugriff auf Kategorien der Gruppe 1", "Zugriff auf Kategorien der Gruppe 2" und "Zugriff auf Kategorien der Gruppe 3".
Externe Sammlung
Eine Kategorie im Sinne von Gruppierung ist eine für diesen Zweck angelegte und auch beschreibbare Sammlung von Dokumenten.
Im Gegensatz dazu gibt es aber auch externe Sammlungen wie die der Lohn-Dokumente oder die Backoffice-Sammlung. Um auch aus dem AN-Stamm auf diese Sammlungen zugreifen zu können, lassen sich hiermit auch externe Kategorien anlegen. Diese sind jedoch i.d.R. nicht beschreibbar
0 | keine externe Sammlung |
1 | Backoffice-Sammlung |
2 | Mitarbeiter-Lohndokumente |
3 | offene Urlaubsanträge |
Dateifilter (extern)
Um die Dokumente der externen Sammlung gruppieren zu können, besteht hier die Möglichkeit, einen Dateifilter zu hinterlegen.
Beispielsweise enthält die Backoffice-Sammlung die Lohn-Dokumente aller Mitarbeiter. Im AN-Stamm sollen natürlich nur die des ausgewählten Mitarbeiters erscheinen. Dazu können die Platzhalter <FAMILIENNAME> für den Familiennamen des Mitarbeiters, <VORNAME> für den Vornamen des Mitarbeiters und <NR> für die Personalnummer des Mitarbeiters verwendet werden. Somit wäre für die Backoffice-Sammlung "<FAMILIENNAME>, <VORNAME>-<NR>" der entsprechende Filter.
Identifikationskürzel
Sollen Dokumente automatisch der Dokumentenablage auf Basis ihres Dateinamens hinzugefügt werde, kann das Tool 18 dazu genutzt werden. Der hier hinterlegte Text identifiziert dabei die Kategorie und kann in den Tools-Parametern mit <KATEGORIEIDENT> abgegriffen werden.
Upload-Link
Damit der Mitarbeiter die Möglichkeit hat, selbstständig der Personalabteilung Dokumente zur Verfügung zu stellen, kann eine Kategorie mit einem Upload-Link versehen werden. Über den Link kann der Mitarbeiter dann Dokumente hochladen.