In der Dokumentenverwaltung haben Sie die Möglichkeit, nicht nur nach einzelnen Begriffen zu suchen, sondern auch gezielt komplexe Suchanfragen zu formulieren. Mithilfe sogenannter logischer Verknüpfungen lassen sich mehrere Begriffe sinnvoll kombinieren, ausschließen oder vergleichen. Das erleichtert das schnelle Auffinden von Dokumenten mit bestimmten Inhalten – auch bei einer großen Anzahl an Unterlagen. Durch die Nutzung logischer Operatoren können Sie zum Beispiel festlegen, dass mehrere Begriffe gleichzeitig im Dokument enthalten sein sollen, dass einer von mehreren genügt oder dass bestimmte Begriffe ausgeschlossen werden. Zudem lassen sich durch Klammern Suchbedingungen gruppieren und so auch verschachtelte Anfragen eindeutig strukturieren.
Kombinieren von Begriffen mit logischen Verknüpfungen
Mit Hilfe der logischen Operatoren „UND“, „ODER“ und „NICHT“ können Sie festlegen, wie mehrere Begriffe zueinander in Beziehung stehen sollen:
UND : Es werden nur Dokumente gefunden, die alle angegebenen Begriffe enthalten.
ODER : Es werden Dokumente gefunden, die mindestens einen der Begriffe enthalten.
NICHT : Es werden alle Dokumente gefunden, die einen Begriff ausschließen.
Die Suche nach mehreren mit Leerzeichen getrennten Begriffen impliziert eine UND-Verknüpfung.
Beispiele:
"Urlaubsantrag UND Genehmigung" findet Dokumente, in denen sowohl der Begriff „Urlaubsantrag“ als auch „Genehmigung“ vorkommt. (Hier würde auch "Urlaubsantrag Genehmigung" ausreichen, da UND impliziert wird.)
"Vertrag ODER Zusatzvereinbarung" zeigt alle Dokumente, in denen entweder „Vertrag“ oder „Zusatzvereinbarung“ enthalten ist.
"Kündigung UND NICHT Abfindung" liefert alle Dokumente, die das Wort „Kündigung“ enthalten, aber nicht den Begriff „Abfindung“.
Nutzung von Klammern für komplexere Suchanfragen
Wenn Sie mehrere Bedingungen kombinieren, können Sie mit runden Klammern festlegen, in welcher Reihenfolge die Begriffe ausgewertet werden sollen. Dadurch lassen sich auch komplexe Anfragen eindeutig strukturieren.
Beispiele:
"(Elternzeit ODER Mutterschutz) und Bescheinigung" liefert alle Dokumente mit dem Begriff „Bescheinigung“, wenn diese zusätzlich „Elternzeit“ oder „Mutterschutz“ enthalten.
"Lohnabrechnung UND (Januar ODER Februar)" zeigt alle Lohnabrechnungen aus dem Januar oder Februar.
"(Vertrag UND NICHT Befristung) ODER Zusatzvereinbarung" findet alle unbefristeten Verträge oder Zusatzvereinbarungen.
Einschränkung der Suche auf bestimmte Dokumentbereiche
Zusätzlich können Sie Ihre Suche auf bestimmte Bereiche der Dokumente beschränken. So können Sie festlegen, ob ein Begriff nur im Dateinamen, nur im eigentlichen Dokumentinhalt oder in beidem gesucht werden soll. Standardmäßig wird in allen Bereichen gesucht, also auch in den Metadaten des Dokuments. Möchten Sie dies vermeiden, können Sie die Suche gezielt einschränken.
Dazu geben Sie hinter einem Begriff die Einschränkung auf des Suchbereich an:
|name : sucht nur im Dateinamen
|text : sucht nur im eigentlichen Text des Dokuments
|name&text : sucht nur im Dateinamen und im Dokumentinhalt, nicht in den Metadaten
Diese Bereichsangabe wird direkt hinter dem betreffenden Begriff ohne Leerzeichen geschrieben. Sie kann auch auf eine Gruppe von Begriffen in Klammern angewendet werden.
Beispiele:
"Abrechnung|name" findet nur Dokumente, bei denen das Wort „Abrechnung“ im Dateinamen vorkommt.
"(Urlaub UND Antrag)|text" liefert Dokumente, die sowohl „Urlaub“ als auch „Antrag“ im Text des Dokuments enthalten. Metadaten oder Dateinamen werden nicht berücksichtigt.
"Kündigung|name&text UND NICHT Abfindung|text" sucht nach Dokumenten, in denen „Kündigung“ im Namen oder im Dokument vorkommt, aber nicht „Abfindung“ im Dokument enthalten ist.
Zusätzliche Einschränkungen auf Basis der Datei-Eigenschaften
Es besteht weiterhin die Möglichkeit, die Suche aufgrund verschiedener Datei-Eigenschaften zu präzisieren. Dazu können u.a. das Upload- oder Dokumentdatum, die Dateigröße oder die Dateierweiterung in der Suchbedingung angegeben werden. Eingeleitet werden diese Such-Einschränkungen durch das "@"-Zeichen, gefolgt von einem Schlüsselwort, einem Vergleichsoperator und dem Vergleichswert.
Hierbei existieren die folgenden Schlüsselwörter (mit einer Beschreibung in Klammern):
uploaddate (Upload-Datum*), documentdate (Dokumentdatum*), lastchange (Datum der letzten Änderung*), size (Dateigröße in Bytes*), extension (Erweiterung der Datei), author (Autor), title (Titel, falls vorhanden) und hash (MD5-Hash).
Als Vergleichsoperator lässt sich immer "=" verwenden. Bei den mit * gekennzeichneten Schlüsselwörtern sind zusätzlich die Vergleichsoperatoren ">", ">=", "<" und "<=" erlaubt.
Eine Negation ist vor den zusätzlichen Einschränkung nicht möglich und kann ggf. über die Vergleichsoperatoren umgesetzt werden.
Beispiele:
"@uploaddate>24.12.2025" zeigt nur Dokumente an, die nach dem 24.12.2025 hochgeladen wurden
"@extension=docx and @uploaddate=24.12.2025" zeigt nur Word-Dokumente an, die am 24.12.2025 hochgeladen wurden